سياسة الاحتفاظ بالبيانات data retention policy

ما هي سياسة الاحتفاظ بالبيانات؟

تعرف أيضاً باسم "سياسة الاحتفاظ بالسجلات" هي مجموعة موثقة من الإجراءات الموحدة التي تحدد المدة التي ينبغي فيها الاحتفاظ بأنواع معينة من بيانات المنظمة بناءً على المتطلبات التنظيمية والاحتياجات القانونية والتنظيمية قبل التخلص منها أو حذفها.

أهمية سياسة الاحتفاظ بالبيانات

من المهم وضع سياسة للاحتفاظ بالبيانات كونها توفر للمؤسسات مبادئ توجيهية ضابطة لعملية إدارة البيانات، ما يضمن الاحتفاظ بالبيانات فقط طالما كان ذلك ضرورياً، ما يحرر مساحة التخزين ويحسن التنظيم ويزيد الكفاءة.

ما الذي تتضمنه سياسة الاحتفاظ بالبيانات؟

يشمل هذا النوع من السياسات ما يلي:

• أنواع البيانات التي يجب الاحتفاظ بها: يجب أن تحدد السياسة أنواع البيانات التي يجب الاحتفاظ بها مثل البيانات المالية أو القانونية أو الصحية أو الشخصية.
• فترات الاحتفاظ: ينبغي أن تحدد السياسة فترات الاحتفاظ بكل نوع من البيانات، استناداً إلى المتطلبات التنظيمية ويجب أن تكون فترة الاحتفاظ طويلة بما يكفي لتلبية متطلبات الامتثال.
• موقع تخزين البيانات: يجب أن تحدد السياسة المكان الذي يجب أن تخزن البيانات فيه، سواء في مكان العمل أو في السحابة أو في بيئة تخزين هجينة.
• ضوابط الوصول للبيانات: تشمل مبادئ توجيهية لكيفية الوصول إلى البيانات، ومن يمكنه الوصول إليها، ومتى يتم منح الوصول.
• إتلاف البيانات: ينبغي أن تحدد السياسة كيفية إتلاف البيانات في نهاية فترة الاحتفاظ بها، وتشمل مبادئ الحذف الآمن للبيانات والتخلص من الوسائط المادية.
• حفظ السجلات: يتضمن حفظ السجلات تفاصيل حول المسؤول عن البيانات، ومتى تم إنشاؤها، ومتى تم تدميرها.