8 ميزات مخفية في مايكروسوفت تيمز قد لا تعلم بوجودها

شهد عالم الأعمال خلال الأعوام الأخيرة تحولاً كبيراً بفضل منصات العمل الجماعي والتواصل مثل مايكروسوفت تيمز Microsoft Teams، التي أصبحت أداة أساسية للشركات حول العالم للحفاظ على تواصل فعال مع موظفيها. وفرت هذه المنصة بيئة رقمية مرنة وآمنة، جمعت الفرق من مختلف الأقسام والمواقع وساعدت على تبادل الأفكار بشكل منظم وسلس.

بوجود أكثر من 320 مليون مستخدم نشط شهرياً، ترسخت مكانة مايكروسوفت تيمز إحدى أبرز المنصات العالمية لإدارة الأعمال. واستبدلت الرسائل البريدية التقليدية بأسلوب المحادثات الفورية، وعززت ثقافة الاجتماعات المرئية لتجعل التواصل الافتراضي أكثر سهولة وجاذبية، كما دمجت الملفات والاتصالات في مساحة واحدة متكاملة، ما أتاح للشركات إدارة مشاريعها بكفاءة أكبر.

ما لا يدركه الكثيرون هو أن قدرات مايكروسوفت تيمز تتجاوز بكثير ما يعرف عنها عادةً، فهي ليست مجرد أداة لمشاركة الملفات أو إجراء مكالمات الفيديو والدردشة، بل فيها مجموعة من الميزات المتقدمة التي يمكن للشركات الاستفادة منها فوراً.

إليكم قائمة بأبرز 10 ميزات خفية في مايكروسوفت تيمز قد تفاجئكم وتفتح أمامكم طرقاً جديدة للعمل بشكل مختلف.

1. الثناء Praise

هل تتذكر عندما كنت تحصل على نجمة أيام الطفولة؟ ستجد أن هذه الميزة في مايكروسوفت تيمز تعيد لك الشعور نفسه.

خيار الثناء في التطبيق يسمح لك أو للمسؤول بمنح شارة تقدير مميزة لأي موظف تعبيراً عن الاحتفاء بإنجاز أو أداء مميز، مع إمكانية كتابة رسالة شخصية مع الشارة. إنها طريقة بسيطة وفعالة لإدخال السرور على قلب شخص ما وتعزيز روح الفريق.

2. الموافقات Approvals

يعرف أصحاب الشركات والمدراء جيداً حجم الضغط المرتبط بعملية اعتماد المشاريع والمحتوى والتصاميم والوثائق الرسمية. فكم من مرة تلقينا اتصالاً عاجلاً من موظف ينتظر موافقة سريعة على شيء ما، هذا أمر مألوف في بيئة العمل اليومية. ويزداد العبء مع الحاجة إلى حفظ هذه الموافقات والبحث عنها لاحقاً بين الملفات والوثائق.

هنا يأتي دور مايكروسوفت تيمز الذي خفف هذا العبء بفضل ميزة الموافقات المدمجة. يمكن إرسال طلبات الموافقة مباشرة عبر المحادثات ضمن التطبيق، لتتمكن بنقرة واحدة من اعتماد العمل وضمان حفظه بأمان في قسم "الموافقات"، مع التفاصيل كافة مثل الحالة وتاريخ الإنشاء واسم الشخص الذي وافق، فهي ميزة تمنح راحة بال حقيقية.

3. الاجتماع الآن Meet Now

عادةً ما يكون تنظيم الاجتماعات في بيئة الأعمال أمراً مخططاً بعناية، حيث تحدد المواعيد مسبقاً ويؤكد الحضور قبل أيام أو حتى أسابيع. لكن أحياناً تفرض الظروف نفسها، وقد تحتاج فجأة إلى الاجتماع بأحد الموظفين أو تتذكر اتصالاً كان يجب أن يجرى دون أن يكون مدرجاً في جدول الأعمال.

هنا تظهر فائدة ميزة الاجتماع الآن في مايكروسوفت تيمز، التي تمنحك القدرة على طلب اجتماع فوري وتحويل المحادثة إلى اجتماع مباشر. كل ما عليك فعله هو الضغط على زر "الاجتماع الآن" سواء من التقويم أو من نافذة الدردشة، ليبدأ الاجتماع فوراً وبكل سهولة.

4. تحديد خيارات التسليم Set Delivery Options

ميزة تحديد خيارات التسليم في تيمز تمنحك القدرة على تصنيف رسالتك ضمن المحادثة بحسب أهميتها. من داخل مربع الدردشة، يمكنك اختيار ما إذا كانت الرسالة عادية أو مهمة أو عاجلة. وفي حال اختيار "عاجلة"، سيصل إشعار متكرر إلى المستلم كل دقيقتين مدة 20 دقيقة كاملة، ما يجعل من الصعب تجاهلها. فهي أداة مثالية لضمان الرد من الأشخاص الذين غالباً ما ينسون أو يؤجلون.

5. إدارة العلامات Manage Tags

عندما تكون في المكتب وتحتاج إلى التواصل مع قسم ما بشكل عاجل، قد تفكر في تحديد اجتماع سريع أو إرسال بريد إلكتروني مباشر. لكن هذه الطرق قد تؤدي أحياناً إلى وصول الرسالة لأشخاص لا علاقة لهم بالموضوع.

في مايكروسوفت تيمز، توفر لك ميزة إدارة العلامات وسيلة أدق وأسلس لتوجيه الرسائل. ببساطة، انتقل إلى فريقك واضغط على النقاط الثلاث، ثم اختر إدارة العلامات Manage Tags. هناك يمكنك إنشاء مجموعات مخصصة مثل "قسم التسويق" أو "قسم المبيعات"، أو "مدراء صفحات التواصل الاجتماعي". وعند الحاجة إلى التواصل مع هذه المجموعة فقط، استخدم الوسم @ لتصل رسالتك مباشرة إلى المعنيين دون غيرهم.

6. النماذج Forms

يعد جمع آراء الموظفين أو العملاء مهمة معقدة أحياناً، فحتى مع وجود أدوات خارجية، يبقى التنقل بين المنصات أو إقناع المشاركين باستخدامها أمراً مرهقاً. الجميع يبحث عن وسيلة سهلة وسريعة لتقديم الملاحظات دون تعقيد.

هنا تظهر قيمة ميزة النماذج في مايكروسوفت تيمز، التي تعتبر من الخصائص المخفية والمفيدة جداً. من خلال القائمة الجانبية، اضغط على النقاط الثلاث واختر النماذج Forms، ثم أنشئ استطلاعاً أو استبياناً قصيراً ومباشراً يمكن مشاركته بسهولة داخل الشركة أو خارجها، حيث تعد طريقة عملية لتجميع الآراء بسرعة دون عناء.

7. التطبيقات Apps

الفكرة الأساسية وراء مايكروسوفت تيمز هي توفير مساحة موحدة تضم ما تحتاج إليه كله لإنجاز مهامك اليومية بسهولة. ومن الطبيعي أن تكون المنصة مجهزة بقدرة على دمج تطبيقات إضافية داخلها لتعزيز الإنتاجية.

من خلال ميزة التطبيقات الموجودة في أسفل يسار الشاشة، ستجد قائمة واسعة من التطبيقات المتاحة للتكامل المباشر مع تيمز. لكن ما لا يعرفه الكثيرون هو وجود خيار تحميل تطبيق مخصص، الذي يسمح لك بإضافة تطبيق جاهز للعمل في المنصة أو تجربته في أثناء مرحلة التطوير. إنها ميزة تمنحك مرونة أكبر وتفتح المجال لتخصيص بيئة العمل بما يتناسب مع احتياجاتك.

8. أوامر الشرطة المائلة /Slash Commands

خاتمة مثالية لمقالنا عن الميزات المخفية في مايكروسوفت تيمز. أحياناً، حتى مع سهولة استخدام المنصة، قد تحتاج إلى طريقة أسرع للتنقل بين وظائفها. وهنا تأتي ميزة أوامر الشرطة المائلة / التي تمنحك وصولاً فورياً إلى مجموعة من الأوامر السريعة عند كتابتها في شريط البحث.

من أبرز هذه الأوامر:

/Online لتغيير حالتك إلى "متصل" مباشرة.
/Away لتعيين حالتك كـ "غير متصل".
/Files لعرض قائمة الملفات.
/GoTo للانتقال السريع إلى قناة محددة.
/Call لإظهار جهات الاتصال وبدء مكالمة.
/Saved للوصول إلى رسائلك المحفوظة.
/Keys للحصول على قائمة بأبرز الاختصارات.

تعد طريقة ذكية لتوفير الوقت وزيادة الإنتاجية، ونحن واثقون بأنك ستستمتع بتجربتها!