كيف حولتني أدوات ويندوز من مستخدم عادي إلى محترف في أثناء العمل من المنزل؟

لم أكن أتخيل أن انتقالي إلى العمل عن بعد سيغير علاقتي بنظام التشغيل ويندوز بهذا الشكل. فقد كنت أستخدمه بطريقة تقليدية جداً؛ فتح المتصفح وتشغيل بعض البرامج وترتيب ملفات هنا وهناك، وأحياناً في بعض برامج التصميم أو لمشاهدة الأفلام.
لكن مع ازدحام المهام والاجتماعات المتتالية والرسائل التي تصل بلا توقف مع انتقالي إلى نظام العمل عن بعد، أدركت أنني بحاجة حقيقية إلى أن أتحول من مستخدم عادي إلى مستخدم محترف.

بدأت رحلتي بالصدفة. كنت أبحث عن طريقة لترتيب النوافذ في أثناء العمل على مشروع معقد، فانتهى بي الأمر أمام مجموعة أدوات لا أدعي استخدامها كلها، لكنها ستغير طريقة عمل من يحتاج إليها إلى الأبد. بعضها من تطوير مايكروسوفت نفسها، وبعضها مجاني طوره مجتمع المهتمين بالإنتاجية. لقد تحول ويندوز إلى منصة عمل سلسة ومرنة وذكية.

باور تويز PowerToys: اللحظة التي اكتشفت فيها قوة حقيقية لم أكن أعرفها

كانت البداية مع أداة باور تويز PowerToys من مايكروسوفت، وهي مجموعة أدوات مجانية من مايكروسوفت مصممة لمستخدمي ويندوز لتعزيز الإنتاجية وتحسين تجربة الاستخدام على نظام التشغيل.

بعد تثبيتها من الموقع الرسمي يمكن تقسيم الشاشة بالطريقة التي تريدها تقريباً باستخدام ميزة منظم الشاشة FancyZones لتخطيط النوافذ، إذ يمكن العمل على تقرير مع الاطلاع على رسائل الفريق، وفي نافذة ثالثة تراقب التحديثات على المستندات، كل شيء أصبح في مكانه الطبيعي، دون فوضى، ودون تبديل النوافذ كل 10 ثوانٍ.

أما ميزة تشغيل باور تويز PowerToys Run، فتحول تشغيل التطبيقات والبحث عنها إلى حركة بديهية أشبه بما يمكن فعله على أنظمة ماك أو إس. يكفي الضغط على Alt + Space، وكتابة أي شيء وسيظهر فوراً.

ومع تطبيق المنبه الحديث Awake، يمكن تخصيص التنبيهات، كما لا يدخل الجهاز في حالة سبات في أثناء عمليات رفع المستندات الضخمة وغيرها من العمليات التي تتطلب زمن انتظار طويلاً.

2. أداة أوتو هاتكي AutoHotkey: عندما قررت أن أختصر من يومي ساعة كاملة

وهي لغة برمجة نصية مجانية ومفتوحة المصدر لنظام ويندوز تستخدم لأتمتة المهام المتكررة. مثلاً في يوم مزدحم بالمهام، قد تكرر الجملة نفسها للعملاء أكثر من 30 مرة. ومن المعلوم أن هذه ليست الطريقة المثلى للعمل.

أوتو هاتكي أداة بسيطة لكنها قوية، تمكنك من إنشاء اختصار صغير لمجرد ضغطتين، لكتابة جملك الشائعة تلقائياً أو اختصار يشغل أدواتك الأساسية بمجرد فتح الجهاز. ومع الوقت يمكن استخدامها لأتمتة الخطوات الطويلة الروتينية.

مثلاً: لنفرض أنك تريد إدراج الجملة التالية كثيراً في أثناء التواصل:

"شكراً لتواصلك معنا، سنعود إليك في أقرب وقت ممكن"

وتريد كتابتها سريعاً باستخدام اختصار بسيط مثل:Ctrl + Alt + J. كل ما عليك فعله هو كتابة الكود التالي في ملف أوتو هاتكي

^!j::

Send, شكراً لتواصلك معنا، سنعود إليك في أقرب وقت ممكن.

return

حيث:

^ تعني زر Ctrl
! تعني زر Alt
J هو الزر الذي اخترناه ليكون المفتاح الرئيسي

3. سيرش إيفري ثينغ Everything Search: عندما أدركت أن البحث في ويندوز يمكن أن يكون أسرع من التفكير

كم مرة بحثت عن ملف داخل ويندوز وانتهى بك الأمر لتتصفح المجلدات يدوياً؟ كثيرون كذلك أيضاً. لكن أداة سيرش إيفري ثينغ Everything Search من VoidTools تتيح العثور بسرعة على الملفات والمجلدات بالاسم.

على الرغم من أن الملفات التنفيذية مرخصة بموجب رخصة حرة مطابقة لـرخصة إم آي تي، فإنها ليست مفتوحة المصدر.
تظهر النتائج في أثناء الكتابة. وحتى ملفات العمل المشتركة عبر الشبكة تظهر في ثوانٍ. وبالنسبة لمن يعمل عن بعد ويتعاملون مع عشرات المستندات يومياً، فهذه الأداة ليست رفاهية، إنها ضرورة.

4. شير إكس ShareX: الأداة التي جعلت التواصل مع فريقي أسهل بكثير

في العمل عن بعد، قد تضطر لالتقاط صور للشاشة باستخدام أدوات ويندوز الأساسية. لكن هذا لا يكفي أبداً لشرح خطوات معينة أو إرسال توضيحات تقنية للفريق.

لكن شير إكس تمكنك من التقاط صور الشاشة وتحريرها، ورسم الأسهم والملاحظات، وحتى تسجيل فيديو قصير لشاشة الكمبيوتر. وكل ذلك بضغطة واحدة، كما أن أداة OCR المدمجة التي تستخرج النصوص من الصور تعد كنزاً.

خلال الاجتماعات، لا يستغرق توثيق الخطوات أو إرسال دليل صغير للفريق سوى دقيقة واحدة.

5. ون نوت OneNote: المكان الذي وضع حداً للتشتت الذهني

إذا كنت ممن يدونون أفكارهم على دفاتر ورقية فلا تستغرب ذلك، فأنا أيضاً أتبع هذه الطريقة. لكن العمل من المنزل يتضمن التنقل بين الأجهزة باستمرار، فبدأت أفتقد الدفاتر أو أنسى مكانها.

كان اكتشاف ون نوت مذهلاً، فقد حصلت على دفتر رقمي ضخم بقدرات تكاد لا تنتهي. يمكنك أن تنشئ أقساماً للمشاريع، وصفحات للاجتماعات، وأخرى للأفكار المفاجئة. كما يمكنك إضافة صور وملفات بي دي إف وروابط، وحتى تسجيلات صوتية.
وكل شيء يُزامَن تلقائياً بين اللابتوب والهاتف والجهاز اللوحي. وبالنسبة لشخص يعمل عن بُعد، فهذه الأداة ليست مجرد دفتر، إنها مركز قيادة.

6. أداة القطع Snipping Tool: الأداة البسيطة التي ترافقني كل يوم

قد لا تكون الأداة الأكثر تطوراً، لكنها الأكثر استخداماً. باختصار Windows + Shift + S، يمكنك التقاط أي جزء من الشاشة بسرعة، والتعديل عليه وإرساله. هذه الأداة عملية وسريعة ومثالية للمهام اليومية الصغيرة.

7. ميزة سجل الحافظة Clipboard History: الميزة التي تمنيت لو عرفتها منذ سنوات

وهي وظيفة تخزن قائمة بالعناصر كلها (نصوص وصور) التي نسختها، أي أن ويندوز يحتفظ بسجل كامل لما نسخته سابقاً.
لتفعيل ميزة سجل الحافظة Clipboard History يمكن تفعيلها من:
Settings → System → Clipboard
ثم يمكنك استخدامها بالضغط على Windows + V، حيث يظهر لك مربع فيه آخر المستندات التي نسختها.

8. ربط الهاتف Phone Link: عندما لم أعد بحاجة إلى التقاط الهاتف كل خمس دقائق

مع كثرة الإشعارات، أصبح الهاتف أكبر مصدر تشتيت في أثناء العمل من المنزل. لكن ميزة ربط الهاتف Phone Link تسمح لك بربط هاتفك الذكي الذي يعمل بنظامي أندرويد أو أي أو إس بجهاز كمبيوتر. حيث يمكن الوصول إلى محتواه من الكمبيوتر دون الحاجة إلى استخدام الهاتف مباشرة. يمكنك من خلالها إجراء المكالمات والرد عليها، وقراءة الرسائل النصية والرد عليها، وعرض الإشعارات، والوصول إلى الصور، والمشاركة في الملفات، وحتى تشغيل تطبيقات الهاتف على الكمبيوتر لكن بعد ربطه بميزة Phone Link من مايكروسوفت.

ولا يخفى على أحد مقدار التركيز الذي ستحصل عليه باستخدام هذه الميزة.

9. التخزين السحابي: العمود الفقري للعمل عن بعد

الملفات المبعثرة أكبر مصدر فوضى في الحياة المهنية. لكن الاعتماد على التخزين السحابي قد يغير كل شيء. من هذه الخدمات التي تعمل بشكل جيد على نظام التشغيل ويندوز:

يمكنك الوصول إلى ملفاتك من أي مكان ومشاركتها مع زملائك بسهولة، مع ضمان أنها لن تضيع مهما حدث.

10. أدوات التركيز في ويندوز: Focus Assist وFocus Sessions

مع كثرة الضوضاء الرقمية، لا تعتمد الإنتاجية على الأدوات فقط، بل تكمن في القدرة على التركيز أيضاً. ومن ويندوز هناك أداتان تحققان ذلك:

ميزة جلسات التركيز (Focus Sessions) هي أداة مدمجة في نظامي التشغيل ويندوز وآي أو إس، تساعد على تقليل عوامل التشتت وزيادة الإنتاجية. وتعمل عن طريق حظر الإشعارات والتنبيهات مؤقتاً وتتيح للمستخدم تحديد مدة للتركيز على مهمة معينة. بعض إصداراتها تتكامل مع تطبيقات أخرى مثل Microsoft To Do وSpotify لتتبع المهام وتشغيل الموسيقى الهادئة.
ميزة مساعد التركيز (Focus Assist) هي أداة تساعدك على التركيز عن طريق حجب الإشعارات المشتتة للانتباه. يمكنك ضبطها تلقائياً في أوقات معينة أو عند استخدام تطبيقات معينة أو تشغيلها يدوياً. توفر الميزة ثلاثة أوضاع رئيسية: تلقي الإشعارات جميعها أو تلقي الأولوية فقط (من قائمة تحددها) أو تلقي المنبهات فقط.

إذا كنت تعمل من المنزل أو حتى داخل مكتبك، فستمنحك هذه الأدوات تحكماً أكبر في تجربتك وتساعدك على الاستفادة من ويندوز كما لم تفعل من قبل.