نظام تخطيط موارد المؤسسة: ما هو؟ وكيف تختار المناسب لشركتك؟

أصبحت أنظمة تخطيط موارد المؤسسات Enterprise Resource Planning واختصاراً ERP كثيرة ومتنوعة، لدرجة أن اختيار النظام المناسب يعد تحدياً حقيقياً، ويمكن أن يحدث اختيار النظام المناسب فرقاً كبيراً في أداء شركتك، بينما قد يؤدي الاختيار الخاطئ إلى خسائر في الوقت والمال والجهد.

لكن لا تقلق، في هذا المقال، سنأخذك خطوة بخطوة عبر أهم النقاط التي يجب التفكير فيها قبل اتخاذ القرار، حتى تتمكن من اختيار النظام الذي يخدم شركتك بأفضل شكل ممكن.

ما هو نظام تخطيط موارد المؤسسة؟

نظام تخطيط موارد المؤسسة هو نظام شامل يساعد الشركات على تنظيم أعمالها وربط أقسامها المختلفة في مكان واحد. بدلاً من استخدام برامج منفصلة للمحاسبة والمشتريات والموارد البشرية والمخزون وغيرها، يجمع نظام تخطيط موارد المؤسسة هذه الأشياء كلها في نظام واحد متكامل.

بفضل هذا الدمج، يصبح من السهل متابعة سير العمل، كما يفيد في تجنب الأخطاء وتوفير الوقت، إذ يوفر النظام معلومات دقيقة لحظة بلحظة.

ببساطة، نظام تخطيط موارد المؤسسة هو الأداة التي تجعل إدارة شركتك أكثر ذكاءً وتنظيماً.

كيف تختار نظام تخطيط موارد المؤسسة المناسب؟

اختيار نظام تخطيط موارد المؤسسة هو قرار كبير لأنه يؤثر في طريقة عمل شركتك يوماً بعد يوم. النظام المناسب يمكن أن يوفر لك الكثير من الوقت والمال، بينما النظام غير المناسب قد يسبب لك صداعاً لا ينتهي.

لذلك، هناك مجموعة من الخطوات الأساسية التي من المهم أن تتبعها قبل اتخاذ القرار، إليك هذه الخطوات بالترتيب:

1. حدد احتياجات شركتك

قبل أن تبدأ بالبحث عن نظام تخطيط موارد المؤسسة، من المهم أن تسأل نفسك: هل شركتي بحاجة حقاً إلى هذا النوع من الأنظمة؟ وإذا كانت الإجابة نعم، فما الذي أحتاج إليه تحديداً؟

أنظمة تخطيط موارد المؤسسة ليست جاهزة للاستخدام بالشكل نفسه في كل شركة، بل يجب أن تصمم لتناسب طبيعة عملك وأهدافك. لذلك، تحديد احتياجاتك بدقة هو الخطوة الأولى نحو اختيار النظام المناسب.

إليك ما يجب التفكير فيه:

ما هي أبرز التحديات التي تواجهك؟ هل تعاني بطئاً في إنجاز المهام؟ هل تعتمد على عمليات يدوية كثيرة؟ هل البيانات مشتتة بين أقسام مختلفة؟ النظام الجيد يجب أن يعالج هذه المشكلات.
أي الأقسام تحتاج إلى تنسيق أفضل؟ هل هناك ضعف في التواصل بين قسم المالية والموارد البشرية أو بين المخازن وخدمة العملاء؟ نظام تخطيط موارد المؤسسة يجب أن يربط هذه الأقسام ويجعلها تعمل فريقاً واحداً.
هل تحتاج إلى ميزات خاصة بمجالك؟ تختلف احتياجات الشركات الصناعية عن المؤسسات التعليمية أو الجهات الحكومية. تأكد من أن النظام يدعم متطلباتك الخاصة.
هل تبدأ من الصفر؟ إذا كنت لا تستخدم أي نظام حالياً، فابدأ بمراجعة شاملة لطريقة عمل شركتك. حدد العمليات التي تريد أن يشرف عليها النظام، وتلك التي ستبقى خارجه.

2. اختر نظاماً محلياً أو سحابياً

من أهم القرارات عند اختيار نظام تخطيط موارد المؤسسة هو تحديد طريقة تشغيله، فهناك خياران رئيسيان، ولكل منهما مزاياه وتحدياته:

النظام المحلي: يثبت هذا النوع داخل الشركة على خوادم خاصة بها، ويتطلب وجود فريق تقني داخلي لإدارته وصيانته. من مميزاته تحكم أكبر في البيانات وأمان أعلى. لكن تكلفته الأولية مرتفعة ويتطلب صيانة مستمرة.
النظام السحابي: تشرف عليه شركة متخصصة، ويمكنك الوصول إليه عبر الإنترنت من أي جهاز. ومن مميزاته سرعة التشغيل وتكلفة أقل وتحديثات تلقائية. لكنه يعتمد على جودة الإنترنت وقد يشكل خطراً على خصوصية البيانات المهمة والحساسة.

3. قيم قدرة الموظفين على استخدامه

حتى لو كان نظام تخطيط موارد المؤسسة قوياً ومليئاً بالميزات، فلن يكون له أي فائدة إذا لم يستطع الموظفون استخدامه بسهولة. النظام المعقد أو غير الواضح قد يؤدي إلى إحباط المستخدمين والتأثير في عملهم.

لذلك، عند اختيار النظام، من المهم أن تسأل:

هل واجهة الاستخدام سهلة؟ يجب أن يكون النظام بسيطاً وواضحاً حتى يتمكن الموظفون من التعامل معه دون الحاجة إلى خبرة تقنية كبيرة.
هل يوجد تدريب ودعم؟ تأكد أن الشركة المطورة للنظام تقدم برامج تدريبية مثل دورات إرشادية وفيديوهات تعليمية ودعم فني مستمر.
هل يمكن تخصيص النظام حسب دور كل موظف؟ يجب أن يحصل كل موظف على الأدوات والمعلومات التي يحتاج إليها فقط، دون تعقيد أو تشتيت بأشياء لا يحتاج إليها.

في كثير من الحالات الناجحة، كان العامل الأساسي هو تدريب الموظفين بشكل جيد قبل اعتماد النظام، لكن يجب أن يترافق ذلك مع مواصلة الدعم بعد الاعتماد الرسمي. فكلما كان الفريق أكثر استعداداً، كانت النتائج أفضل.

4. اختر نظاماً قابلاً للتوسعة

من المهم أن تختار نظام تخطيط موارد المؤسسة الذي لا يخدمك فقط اليوم، بل يواكب تطور شركتك ونموها في المستقبل. فالنظام الذي يبدو مناسباً الآن ولا يستطيع التوسع لاحقاً، قد يتحول إلى عبء مكلف يتطلب تغييرات جذرية أو ترقيات معقدة.

قبل اتخاذ القرار، فكر في هذه الأسئلة:

هل يمكن إضافة ميزات جديدة بسهولة؟ مع توسع عملك قد تحتاج إلى وظائف إضافية أو ربط النظام ببرامج أخرى. تأكد أن النظام يسمح بذلك دون تعقيد.
هل يتحمل ضغط العمل المتزايد؟ هل يستطيع النظام التعامل مع عدد أكبر من المعاملات والمستخدمين دون أن يتباطأ أو يتعطل؟ الأداء المستقر مهم جداً مع النمو.
هل يواكب التحديثات والتطورات؟ هل يجري مزود النظام تحديثه باستمرار؟ وهل يلتزم بمعايير الأمان والامتثال الجديدة؟ الابتكار المستمر يعني أنك لن تبقى عالقاً في الماضي.

باختصار، النظام الجيد هو الذي ينمو معك، لا الذي يحد نموك.

5. اختر نظاماً متوافقاً مع الأنظمة والبرامج التي تستخدمها

عند اختيار نظام تخطيط موارد المؤسسة من المهم أن تتأكد من أنه يتوافق مع الأنظمة والبرامج التي تستخدمها حالياً. فالنظام الذي لا يتكامل بشكل جيد قد يسبب مشكلات مثل تكرار البيانات أو بطء في سير العمل أو حتى ارتباك في إدارة العمليات.

لذلك، قبل اتخاذ القرار، اسأل نفسك:

هل يمكن ربط النظام الجديد بالبرامج الحالية؟ مثل برامج المحاسبة وإدارة العملاء أو أنظمة الجرد التي تعتمد عليها يومياً.
هل يحافظ على دقة البيانات؟ التكامل الجيد يعني أن المعلومات تنتقل بين الأنظمة والبرامج دون أخطاء أو تكرار.
هل يسهل العمل بين الأقسام؟ كلما كان النظام متوافقاً مع أدواتك الحالية، كان من الأسهل على الموظفين التعاون وإنجاز المهام بسرعة.

6. التكلفة

تكلفة نظام تخطيط موارد المؤسسة ليست رقماً ثابتاً، بل تختلف بشكل كبير حسب نوع النظام وحجم شركتك واحتياجاتك الخاصة. لذلك، من المهم أن تنظر إلى الصورة الكاملة، وليس فقط إلى السعر الأولي.

إليك أهم العوامل التي تؤثر في التكلفة:

نوع النظام: هل ستختار نظاماً سحابياً أم محلياً؟ كل خيار له تكاليف مختلفة في التثبيت والصيانة.
الأقسام التي ستستفيد من النظام: كل وحدة أو قسم إضافي في الشركة يزيد التكلفة، خاصة إذا كنت تحتاج إلى ربط النظام ببرامج أخرى.
تثبيت النظام: إذا استعنت بشركة خارجية لتثبيت النظام، فستحتاج إلى ميزانية إضافية.
التعديل والتدريب: تكاليف تعديل النظام ليتناسب مع طريقة عمل الشركة، وتدريب الموظفين على استخدامه.
الصيانة والتحديثات: لا تنسَ أن هناك تكاليف مستمرة للحفاظ على النظام، مثل الأمان والدعم الفني وتحديثات البرامج.

كم تبلغ التكلفة تقريباً؟

وفقاً لتقرير تخطيط موارد المؤسسات عام 2022، فإن متوسط تكلفة تطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسة على مدى خمس سنوات يصل إلى نحو 9 آلاف دولار أميركي لكل موظف. أما في الشركات الكبيرة، فقد تتجاوز التكلفة 11 ألف دولار لكل موظف.

عند النظر إلى التكلفة، فكر على المدى الطويل، وليس فقط في البداية. فأنظمة تخطيط موارد المؤسسة هي استثمارات تستمر سنوات، لذا خطط لميزانية تغطي فترة لا تقل عن 5 إلى 10 سنوات.