شارك
الرئيسية
5 دقيقة
قبل ظهور جائحة كوفيد-19، كان عدد قليل فقط من الأشخاص يعملون عن بُعد، ولكن مع تصنيفها جائحة عالمية في بداية عام 2020، ارتفعت نسبة العاملين عن بُعد من 20% إلى نحو 28% بحلول عام 2023، وقد أدّى انتشار الجائحة إلى اضطرابات قوية للشركات والقوى العاملة على مستوى العالم.
لمواجهة حالة الاضطرابات العالمية الناتجة عن انتشار الجائحة، طبّقت عدة شركات مجموعة من البرامج والسياسات واستخدمت العديد من الأدوات التكنولوجية لتنظيم العمل وإدارته عن بُعد بفاعلية لضمان سير العمل ودعم فِرق عملها خارج المكاتب بغض النظر عن مكان وجودها، ما مكّنها من الحفاظ على الإنتاجية بل وزيادتها في بعض الحالات.
5 أدوات تعتمدها معظم الشركات الناجحة لتنظيم العمل عن بُعد
أصبحت إدارة الفِرق عن بُعد بكفاءة ضرورية لنجاح الأعمال في عالم الأعمال التنافسي اليوم والعصر الرقمي، فمع وجود موظفين يعملون عبر مواقع جغرافية ومناطق زمنية مختلفة، يصبح استخدام الأدوات التكنولوجية ضرورياً للحفاظ على زيادة الإنتاجية وتعزيز تعاون الفريق.
ومع ذلك، تحتاج الشركات إلى أفضل الأدوات لجعل ذلك ممكناً ومعالجة التحديات الفريدة للعمل عن بُعد، بهدف البقاء مُنظماً، ومراقبة التقدم، وتوفير التوازن للموظفين، والحفاظ على بيئة عمل متماسكة، بغض النظر عن مكان وجودها. لهذا السبب إليك 5 أدوات مهمة لتنظيم أعمال الشركة والموظفين العاملين عن بُعد:
1. أسانا Asana: إدارة المشاريع والمهام والفِرق
تكافح معظم الشركات في إدارة المهام والمشاريع، لكن يمكن باستخدام برنامج اسانا (Asana) تنظيم فرق العمل وتتبع سير العمل وإدارته بكفاءة، وتستخدمه العديد من الشركات الناجحة بسبب قدرته على:
- إدارة المشاريع والمهام: إنشاء عدد غير محدود من المشاريع والمهام وإدارتها، وتعيين المسؤولين وتقسيم العمل إلى أجزاء تسهل إدارتها، وتنظيم العمل باستخدام القوائم واللوحات والتقويمات والجداول الزمنية وعروض المشاريع المخصصة.
- التعاون والتواصل: مشاركة الملفات والتعليقات والملاحظات مباشرة داخل المهام والمشاريع، وإمكانية تسجيل عدد غير محدود من الرسائل والأنشطة.
- الأتمتة والذكاء الاصطناعي: ميزات مدعومة بالذكاء الاصطناعي لأتمتة المهام الروتينية، وتوفير رؤى عملية، وتسريع عملية اتخاذ القرارات وأتمتة سير العمل، باستخدام القواعد والنماذج والقوالب القابلة للتخصيص دون الحاجة إلى برمجة.
- التقارير والتحليلات: لوحات معلومات آنية وتقارير شاملة لتتبع حالة المشروع وأعباء العمل وأهداف الشركة وميزات تقارير متقدمة، بما في ذلك التقارير المخصصة وتصور البيانات.
- الأمان والإدارة: عناصر تحكم على مستوى الشركة بما في ذلك تسجيل الدخول الموحد والمصادقة الثنائية ووحدة تحكم لإدارة المستخدمين، بالإضافة إلى ميزات نسخ احتياطية يومية وتخطيط استمرارية الأعمال وميزات استعادة البيانات.
- الدعم: مركز مساعدة شامل ودورات تدريبية ذاتية التوجيه وتدريب ودروس فيديو ودعم على مدار الساعة لعملاء المؤسسات.
- التوفر: متوفر عبر إصدار الويب وتطبيقات أندرويد وآيفون، بالإضافة إلى عناصر تحكم في تطبيقات الجوال ووظائف العمل دون اتصال بالإنترنت.
اقرأ أيضاً: هل يتسبب إدخال الروبوتات إلى المصانع بزيادة وفيات البشر؟
2. تايم بي TimeBee: تتبع الوقت وإدارته
نظراً إلى أن نجاح الشركة يعتمد بصورة كبيرة على التزام موظفيها العاملين عن بُعد، فإن الحاجة إلى إدارة الوقت والمهام أمرٌ لا غنى عنه، وتمكن أداة تايم بي (TimeBee) لتتبع الوقت الشركات الكبيرة والناشئة من تبسيط تتبع الوقت والإنتاجية ومساعدة الموظفين على تحسين استخدام وقتهم خلال يوم العمل، وتتميز بالميزات التالية:
- تتبع الوقت وأتمتته: تسجيل تلقائي للوقت للمهام والمشاريع كلّها، ما يقلّل الإدخال اليدوي والأخطاء البشرية، وتمكين الموظفين من تسجيل دخولهم وانصرافهم، ويمكن تشغيل التطبيق في الخلفية لتسجيل ساعات العمل في الوقت الفعلي.
- مراقبة الإنتاجية: توفّر التحليلات وتقارير الإنتاجية في الوقت الفعلي رؤى ثاقبة حول أنماط عمل الموظفين، بالإضافة إلى أخذ لقطات شاشة على فترات منتظمة للشفافية والمساءلة والقدرة على مراقبة مستوى النشاط، وضغطات المفاتيح لتقييم المشاركة والإنتاجية.
- إدارة المشاريع والمهام: تُقدّم لوحة معلومات الفريق نظرة عامة مركزية وفورية على أداء الفريق وساعات العمل وتقدم المشروع، والقدرة على تتبع تقدم المهام والمشاريع باستخدام مؤشرات مرئية مثل أشرطة التقدم والمواعيد النهائية وحالة الإنجاز.
- مراقبة المواقع والتطبيقات: تتبع استخدام التطبيقات ومواقع الويب لتحديد مصادر التشتيت وتحسين سير العمل والقدرة على حظر مواقع الويب والتطبيقات، لتقييد الوصول إلى الموارد غير المنتجة أو غير المصرح بها.
- الإشعارات والتنبيهات: إشعارات بريد إلكتروني قابلة للتخصيص لمقاييس الأداء أو الأنشطة المشبوهة أو انتهاكات السياسات، بالإضافة إلى تقديم تنبيهات فورية لأوقات الخمول أو المخاطر الأمنية أو مشكلات الامتثال.
- الأمان والخصوصية: توفّر تشفيراً فائق الجودة لتأمين بيانات الموظفين والأعمال الحساسة وأدلة مرئية مثل لقطات الشاشة أو التسجيلات الصوتية لتتبع الوقت.
- التكامل والتوافق: يتكامل مع معظم أدوات الأعمال وسير العمل ومتوفر لنظامي ماك أو إس وويندوز، بالإضافة إلى الوصول إلى واجهة برمجة التطبيقات وبرامج استيراد البيانات وتصديرها والتكامل مع البريد الإلكتروني.
اقرأ أيضاً: نحو بيئة عمل هجينة مناسبة للشركات والموظفين
3- سلاك Slack: تبسيط التواصل والتفاعل بين الموظفين
يتمثل أحد الجوانب الرئيسية لإدارة القوى العاملة عن بُعد في تبسيط التواصل مع الأفراد والفرق، ويُعدُّ برنامج سلاك (Slack) أحد أبرز البرامج التي تُقدمّ مجموعة شاملة من الميزات المصممة لتعزيز التواصل والتعاون والإنتاجية بين أعضاء الفريق بما في ذلك:
- التواصل والتعاون: القدرة على تنظيم المحادثات في قنوات عامة أو خاصة حول الفِرق أو المشاريع أو المواضيع لضمان تعاون شفاف وفوري، وإمكانية إجراء المناقشات في قنوات خاصة لتجنب ازدحام القنوات الرئيسية، وميزة اللقاءات الجماعية التي توفّر مكالمات صوتية ومرئية سريعة مع مشاركة الشاشة وترجمات مباشرة.
- الإنتاجية وإدارة المشاريع: القدرة على تعيين إشعارات للرسائل أو المهام للبقاء على اطلاع دائم بالمواعيد النهائية المهمة أو المتابعات ومشاركة الملفات وتثبيتها في قنوات للوصول السريع والتكامل مع أدوات التقويم، لتلقي إشعارات الأحداث والانضمام إلى الاجتماعات مباشرة.
- تجربة المستخدم والتخصيص: الاطلاع على مدى توفر أعضاء الفريق من خلال مؤشرات الحالة وتخصيص الإشعارات حسب القناة أو نوع الرسالة، لتجنب التشتيت والتركيز على المهام العاجلة وإضافة صور شخصية وتحديد حالات مخصصة، واستخدام الرموز التعبيرية للتعبير عن ردود الفعل وتحسين التواصل.
- الأمان والتنظيم: القدرة على إنشاء قنوات خاصة للمناقشات السرية مع أعضاء فريق محددين وأرشفة القنوات غير النشطة للحفاظ على تنظيم مساحة العمل، مع الحفاظ على إمكانية الوصول إلى الرسائل والملفات السابقة.
- التوفر وإمكانية الوصول: يتوفر عبر تطبيقات الهاتف المحمول لنظامي أندرويد وآيفون وعبر إصدار الويب وتطبيقات ويندوز وماك.
اقرأ أيضاً: أفضل التطبيقات والبرامج التي تحتاجها عند العمل عن بُعد
4. دروب بوكس Dropbox: تخزين الملفات وإدارتها ومشاركتها
نظراً إلى أن العاملين عن بُعد يتعين عليهم مشاركة ملفاتهم، فإن برنامج دروب بوكس (Dropbox) يوفّر مجموعة شاملة من الميزات وخيارات متعددة لتبسيط إدارة المستندات والتعاون، بما في ذلك:
- التخزين والوصول الأساسي: إتاحة تخزين الملفات بأمان في السحابة مع إمكانية الوصول إليها من أي جهاز، بالإضافة إلى المزامنة التلقائية للملفات والمجلدات المهمة عبر الأجهزة.
- مشاركة الملفات والتعاون: القدرة على مشاركة الملفات والمجلدات بسهولة مع خيارات لحمايتها بكلمة مرور وميزة انتهاء صلاحية الروابط وأذونات التنزيل للتحكم في الوصول، بالإضافة إلى ميزة التحرير التعاوني وإدارة المحتوى مباشرة.
- أدوات الإنتاجية: أداة بحث (Dash) المدعومة بالذكاء الاصطناعي للعثور بسرعة على المحتوى عبر التطبيقات ورسائل البريد الإلكتروني، وأداة (Dropbox Sign) للتوقيعات الإلكترونية وأداة (Transfer) لإرسال ملفات كبيرة حتى 250 غيغابايت مع عناصر تحكم في الوصول.
- الأمان وحماية البيانات: تُقدّم أذونات مشاركة متقدمة وقفل الملفات وإمكانية استعادة البيانات مدة تصل إلى 30 يوماً أو أكثر، بالإضافة إلى ميزات مثل التشفير الشامل وتسجيل الدخول الموحد.
- الباقات والتوفر: باقات متنوعة توفّر مساحات تخزين تبدأ من 2 تيرابايت، متوفر عبر تطبيقات الهاتف لنظامي أندرويد وآيفون وإصدار الويب وتطبيقات أجهزة سطح المكتب.
اقرأ أيضاً: أفضل التطبيقات والبرامج التي تحتاجها عند العمل عن بُعد
5. زووم Zoom: عقد الاجتماعات والتحكم في خصوصيتها
تُعدُّ الاجتماعات ضرورية للعاملين عن بُعد لأنها تضمن تواصل الجميع والتعرّف إلى بعضهم بعضاً وجهاً لوجه، ما يخلق جواً يشجّع على التعاون والمشاركة والأداء، ويُقدّم برنامج زووم (Zoom) مجموعة من الميزات منها:
- ميزات الاجتماعات والتعاون: تُقدّم جودة صوت وفيديو عالية الدقة مع كشف صوتي ديناميكي يُبرز المتحدث النشط تلقائياً، وإمكانات تسجيل الاجتماعات وعناصر تحكم أمان الاجتماعات مثل غرف الانتظار.
- الميزات المدعومة بالذكاء الاصطناعي: تلخيص الاجتماعات والنسخ المباشر والترجمة النصية وإزالة ضوضاء الخلفية للحصول على صوت أكثر وضوحاً.
- تجربة المستخدم وإمكانية الوصول: وضع التركيز لتسليط الضوء على مقدم العرض مع إخفاء مقاطع فيديو المشاركين عن بعضهم بعضاً والتكامل مع أدوات التقويم الشائعة.
- الأمان والخصوصية: تشفير شامل للاجتماعات وعناصر تحكم المضيف لإدارة أذونات المشاركين وإعدادات الخصوصية.
- التوفر: يتوفر عبر إصدار الويب وتطبيقات الهاتف لنظامي أندرويد وآيفون وتطبيقات أجهزة سطح المكتب وإضافات متصفح الإنترنت.
اقرأ أيضاً: كيف تحضّر القوى العاملة للمستقبل؟
نصائح لاختيار أفضل الأدوات لإدارة فِرق العمل عن بُعد
- تجنبّ إثقال كاهل فريقك بالعديد من المنصات المختلفة، بدلاً من ذلك اختر حلولاً أو منصات موحدة توفّر وظائف متعددة في مكانٍ واحد.
- اختر أدوات تواصل تُناسب أسلوب معظم أعضاء فريقك من حيث سهولة الوصول وعدم التعقيد.
- تأكد من أن أدواتك توفّر ميزات أمان قوية، خاصة عند إدارة البيانات أو الأجهزة الحساسة عن بُعد.
- اطلب من أعضاء فريقك تقديم ملاحظات أو آراء حول الأدوات التي توفّرها لهم لتقييم فاعليتها ومدى ملاءمتها لهم في أداء واجباتهم اليومية.
- راجع الأدوات التي يستخدمها فريقك بانتظام واستبدل الأدوات التي لا تُضيف قيمة أو تسبب تداخلاً في سير العمل.
