شارك
الرئيسية
2 دقيقة
تُعدُّ الاجتماعات وسيلة ضرورية للتعاون والتواصل واتخاذ القرارات، لكنها قد تتحول أحياناً إلى سبب لإضاعة الوقت وتعطيل سير العمل دون تحقيق الفائدة المرجوة. إذا كنت ترغب في تقليل الوقت الذي تقضيه في الاجتماعات وجعلها أكثر فائدة ومتعة، فإن التكنولوجيا توفّر لك حلولاً فعّالة. إليك بعض النصائح من موقع لينكدإن حول كيفية الاستفادة من التكنولوجيا الحديثة لجعل اجتماعاتك أكثر كفاءة وإنتاجية.
1. تطبيقات التقويم لتحديد مواعيد الاجتماعات والدعوة لها
أحد أكبر التحديات في تنظيم الاجتماعات هو إيجاد الوقت والمكان المناسبين للمشاركين جميعهم، هذا قد يتطلب تبادل العديد من رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية التي تضيّع الوقت. يمكنك تجاوز هذه المشكلة باستخدام تطبيقات تُتيح مشاركة جداول الأعمال وتحديد المواعيد بسهولة.
من أبرز هذه التطبيقات المفيدة تطبيق تقويم جوجل (Google Calendar)، يُتيح هذا التطبيق لكل عضو من أعضاء فريق العمل مشاركة جدول أعماله ومهامه التي يعمل عليها وأوقات فراغه، هذا مفيد للغاية ويساعد على تحديد موعد الاجتماع ومكانه دون أن يتعارض مع عمل أي شخص أو مهامه. بالإضافة إلى ذلك، بمجرد إنشاء اجتماع على التقويم وإضافة الأعضاء المدعوين له، يصبح كل عضو على دراية بموعد الاجتماع وسيتلقى تنبيهاً قبل انعقاده.
تقويم جوجل ليس الوحيد، فهناك العديد من تطبيقات التقويم الأخرى التي تساعد على مشاركة جداول أعمال كل أعضاء الفريق مع بعضهم. استخدام هذه التطبيقات يؤدي دوراً في جعل التخطيط للاجتماعات أكثر سهولة وتقليل الإرباك الناجم عن التحضيرات التقليدية للاجتماعات.
اقرأ أيضاً: هل تكون نظاراتنا هي حواسيب المستقبل؟
2. منصات الاجتماعات عن بُعد
إذا كنت تعمل مع أشخاص في مواقع مختلفة، يمكنك الاستفادة من منصات الاجتماعات عن بُعد، هذه المنصات تساعد الفريق على تقليل تكاليف التنقل لحضور الاجتماع وتوفّر أدوات مساعدة لتعزيز التعاون مثل مشاركة الشاشة والدردشة والترجمة الفورية.
يمكنك استخدام منصات مثل زووم (Zoom) أو جوجل ميت (Google Meet) أو مايكروسوفت تيمز (Microsoft Teams) لعقد اجتماعات افتراضية مع عدد كبير من الأشخاص. بالإضافة إلى ذلك، تُتيح هذه المنصات تسجيل الاجتماعات ومشاركتها مع مَن لم يتمكنوا من الحضور أو لمَن يحتاجون إلى مراجعة سريعة لمجريات الاجتماع، ما يضمن بقاء الجميع على اطلاع بالمعلومات المهمة.
3. تطبيقات الملاحظات
طريقة أخرى لتقليل الوقت المستغرق في الاجتماعات هي الاعتماد على تطبيقات الملاحظات التي تساعدك على تدوين جدول أعمال وأهداف الاجتماع وتوضيح نتائجه المتوقعة بالإضافة إلى تحديد المهام ومشاركة كل ذلك مع المدعوين للاجتماع.
يمكنك استخدام تطبيقات مثل إيفرنوت (Evernote) أو ون نوت (OneNote) لإنشاء جدول أعمالك وملاحظاتك ومشاركتها، هذه التطبيقات تسهّل عليك التحضير وإدارة الاجتماعات بسهولة ومراجعة التفاصيل لاحقاً.
اقرأ أيضاً: مايكروسوفت تتعاون مع إحدى الشركات الناشئة لابتكار نماذج تحاكي التفكير البشري
4. الذكاء الاصطناعي للحصول على رؤى وتعليقات
إذا كنت ترغب في تحسين جودة وتأثير اجتماعاتك، يمكنك الاستفادة من الذكاء الاصطناعي للحصول على تحليلات وتعليقات قيمة. توفّر بعض أدوات الذكاء الاصطناعي المدعومة بقدرات معالجة اللغة الطبيعية والتعرّف إلى الكلام قدرة على تحويل الكلام إلى نص، ما يجعل تحليله سهلاً.
كل ما عليك فعله هو تسجيل الاجتماعات وتفريغها صوتياً، ثم وضع النص في ملف واطلب من بوتات الدردشة مثل تشات جي بي تي (ChatGPT) أو جيميناي (Gemini) أو كوبايلوت (Copilot) أو ديب سيك (DeepSeek) تلخيص النقاط الرئيسية وإبراز المعلومات المهمة، يمكنك أن تطلب أيضاً إنشاء تقارير وتوصيات تساعدك على تحسين الاجتماعات المستقبلية.
5. العناصر الترفيهية لتعزيز التفاعل في أثناء الاجتماعات
إذا كنت ترغب في جعل الاجتماعات أكثر متعة وفاعلية، يمكنك دمج بعض الأساليب والعناصر الترفيهية لتعزيز مشاركة الحضور. مثل الألعاب والتحديات والمكافآت، لتحفيز المشاركين وإشراكهم بفاعلية.
يمكنك الاستفادة من أدوات مثل ميرو (Miro) لإنشاء مسابقات وألغاز وأنشطة للعصف الذهني في أثناء الاجتماعات تساعد على تحفيز الإبداع وزيادة التفاعل. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تقديم نقاط أو أوسمة أو جوائز افتراضية كمكافآت للمشاركين، هذا يعزّز الحماس والتفاعل ويجعل الاجتماعات أكثر تشويقاً.
بغض النظر عن الأدوات والتطبيقات والتكنولوجيا التي ستستخدمها لتحسين الاجتماعات وجعلها أكثر تشويقاً وأقل مدة، يجب ألّا تنسى أهمية التواصل البشري العاطفي، ما نعنيه هو أن تتواصل بشكلٍ مباشر مع أفراد الفريق لتحصل منهم على تعليقات وتوصيات تساعد على تحسين الاجتماعات في المستقبل.
