الفرق بين التوقيع الإلكتروني والرقمي، وكيف يمكن توقيع المستندات إلكترونياً؟

أجبرتنا أزمة كورونا على إعادة التفكير في الكثير من جوانب العمل وحتى في طبيعة العمل نفسها؛ فمع استمرار سياسة الحجر الصحي والابتعاد الاجتماعي، علينا البحث عن أفضل التطبيقات للاجتماع بفريق العمل، وأفضل منصات تشارك الملفات، وأفضل الوسائل لمتابعة سير العمل كالمعتاد قدر الإمكان.

تتمثل إحدى هذه الوسائل في التوقيع الإلكتروني والتوقيع الرقمي اللذين يسمحان لنا بمنح موافقتنا الرسمية على الوثائق والمستندات، ويُتيحان لنا إبرامَ العقود من دون مغادرة منازلنا.

وعلى الرغم من استخدام هذين المصطلحين عموماً للإشارة إلى المفهوم نفسه، ويتيحان توقيع المستندات بغض النظر عن المسافات التي تفصل بين المتعاقدين، إلا أن هناك فروقاً بينهما من عدة نواحي، فلنبدأ بتعريف كلٍّ منهما.

ما هو التوقيع الإلكتروني؟

هو المكافئ الرقمي للتوقيع بخط اليد، وهو عبارة عن تقنية تسمح لك بالتعبير عن موافقتك أو قبولك لمحتويات أي مستند رقمي من خلال إضافة رمز أو بيانات إلى هذا المستند، أو حتى الضغط على زر "موافق" على جهازك.

ما هو التوقيع الرقمي؟

هو عبارة عن بيانات أو ميزة فريدة يتم تضمينها في المستند. وينبغي على الشخص الحصول على شهادة رقمية من طرف ثالث يسمى سلطة التصديق (CA) تمكّن من إثبات علاقته بالمستند. ويستخدم التوقيع الرقمي للمصادقة على صحة وسلامة محتويات الوثيقة ويسمح بالتحقق من هوية الشخص الذي وقع عليها.

وعلاوة على ذلك، يمثل التوقيع الرقمي وسيلة لضمان أمن المستندات الرقمية وعدم حدوث أي تلاعب في محتوياتها؛ حيث يستخدم عملية تشفير تمنحه درجة عالية من الموثوقية.

ما الفرق بين التوقيع الإلكتروني والتوقيع الرقمي؟

في حين أن التوقيع الإلكتروني يتيح إضفاء طابع القبول لمحتويات أي مستند، فإن من الصعب إثبات علاقته بالشخص الموقِّع من الناحية القانونية. كما أنه لا يوفر الحماية ضد التلاعب بمحتويات المستند أو ضد تزوير التوقيع. ولا يوجد طرف ثالث لمنح المصداقية لصحة التوقيع؛ فقد يكون ببساطة مجرد صورة للتوقيع بخط اليد أو ضغط على زر "موافقة".

في المقابل، يمثل التوقيع الرقمي طريقة عالية الموثوقية؛ حيث يتم تنظيمه وتشريعه من قِبل طرف ثالث (CA). مما يتيح إمكانية تحديد هوية المرسل والمستقبل إلكترونياً والتأكد من مصداقية الأشخاص والمعلومات والحفاظ على خصوصيتهم. كما يساعد المؤسسات على حماية نفسها من عمليات التزوير.

ما مدى قانونية التوقيع الإلكتروني والرقمي؟

تمت شرعنة استخدام التوقيع الإلكتروني والرقمي في معظم أنحاء العالم بحيث يتم اعتباره معادلاً للتوقيع بخط اليد وملزماً بقوة القانون. لكن يجب الاطلاع على القوانين في البلدان التي يتم استخدام المستند فيها، فقد تتطلب بعض القوانين شروطاً إضافية لإثبات صحة التوقيع مثل وجود شهود.

كيف يمكن إضافة توقيعك الإلكتروني إلى المستندات؟

عند الحاجة إلى إضافة صورة توقيعك إلى مستند داخلي، هناك عدة طرق للقيام بذلك من دون الحاجة إلى الطابعة والماسحة. حيث يمكنك التقاط صورة لتوقيعك باستخدام هاتفك المحمول أو رسمه بإصبعك أو بالقلم الإلكتروني على شاشة جهازك ثم تستخدم إحدى الطرق التالية لإضافته إلى المستند:

1- توقيع مستند على الحاسوب

يمكن استخدام البرنامج الشهير أدوبي أكروبات ريدر Adobe Acrobat Reader للتوقيع من خلال فتح المستند في هذا البرنامج ثم اختيار توقيع (Sign) من شريط الأدوات في أعلى يمين البرنامج. وتضغط على وضع التوقيع (Place signature) ليتيح لك اختيار صورة توقيعك وإضافته إلى المستند في المكان الذي تريده.

2- توقيع مستند على هاتف أندرويد

يمكنك استخدام تطبيق أدوبي فيل آند ساين Adobe Fill and Sign، وهو تطبيق بسيط يتيح رسم التوقيع في المكان المناسب وإرساله.

3- توقيع المستند على هاتف آيفون

يمكن استخدام تطبيق البريد الإلكتروني (Mail app) الذي يتيح إضافة صورة التوقيع بسهولة ويسر.