شارك
الرئيسية
3 دقيقة
بعد أكثر من عقد من الزمن قضته في كبرى شركات التكنولوجيا مثل ميتا ولينكدإن وبينترست وفيجما، ورغم البيئة الداعمة والفرص المتاحة، قررت الأميركية جين كانغ أن تسلك مساراً مختلفاً في حياتها المهنية.
أسست جين مشروعها الخاص الذي يعرف باسم "مؤسسة الطريق إلى إدارة المشاريع"، واعتمدت على أدوات الذكاء الاصطناعي للعمل دون الحاجة إلى فريق كبير. فأصبح لهذه الأدوات دور محوري في تنظيم وقتها، لم تكن تتخيل أن عدة أدوات بسيطة يمكن أن تحدث هذا الفارق الكبير. وقالت في مقال نشره موقع بزنس إنسايدر: "كمديرة لفريق عمل، كان وقتي دائماً مقسماً بين الاجتماعات والمتابعة وحل المشكلات اليومية، لكن منذ أن بدأت باستخدام أدوات الذكاء الاصطناعي في عملي، وجدت نفسي أستعيد نحو 15 ساعة من وقتي كل أسبوع، وقت ثمين أستخدمه للتركيز على المهام الاستراتيجية وتطوير الفريق".
اقرأ أيضاً: كيف يستخدم الذكاء الاصطناعي لتحسين أداء الموظف ومشاركته؟
ما هي أدوات الذكاء الاصطناعي هذه؟
اعتمدت جين على مجموعة من أدوات الذكاء الاصطناعي لتصبح بمثابة فريق افتراضي ينفذ مهامها اليومية. ساعدتها هذه الأدوات على تجنب الأعمال المتكررة وتبسيط العمليات لتستعيد ساعات ثمينة من وقتها، مكنها ذلك من تسريع وتيرة عملها دون التضحية بالجودة أو الشعور بالإرهاق. هذا التوازن بين الكفاءة والتركيز كان عاملاً حاسماً في نجاحها.
أدوات الذكاء الاصطناعي التي اعتمدت عليها جين لتوفير 15 ساعة من وقتها أسبوعياً هي:
1. فاثوم Fathom
بصفتها مديرة ومدربة، تعتمد جين على الاجتماعات اليومية عبر زووم، في السابق كانت تضطر إلى مشاهدة التسجيلات وقضاء ساعات في كتابة الملاحظات وجمع المعلومات يدوياً.
لكن عند استخدام أداة فاثوم، تغير كل ذلك. الأداة تسجل الاجتماعات وتستخرج المعلومات المهمة وتولد تلخيصاً مفيداً، وكل ذلك ضمن تطبيق زووم نفسه.
بفضل هذه الأداة، توفر جين ما بين 3 و4 ساعات أسبوعياً، وقد لاحظ العملاء والشركاء دقتها وسرعة متابعتها.
اقرأ أيضاً: كيف يمكن للمدراء الاستفادة من بوتات الدردشة ليصبحوا قادة أفضل؟
2. نوشن Notion
كانت أدوات جين التنظيمية مشتتة بين مستندات جوجل لكتابة الأفكار وجداول البيانات للتخطيط وأسانا لتتبع المهام، أي لم يكن هناك مكان واحد يجمع كل شيء تعمل عليه.
لكن اليوم، أصبح كل شيء يتم عن طريق منصة نوشن. تستخدمها كمركز لجمع المعلومات كلها التي تحتاج إليها والمهام التي تنفذها في مكان واحد، حتى إنها أنشأت قوالب جاهزة تغطي معظم جوانب عملها.
الميزة التي أعجبت بها في نوشن هي الذكاء الاصطناعي المدمج، فهي تساعدها على تلخيص الملاحظات غير المرتبة وتنظيمها، وكتابة جداول الأعمال، والعثور بسرعة على المعلومة الدقيقة التي تحتاج إليها دون التنقل بين عشرات التبويبات. بالمجمل، ساعدها الذكاء الاصطناعي في نوشن على توفير 3 ساعات من وقتها أسبوعياً.
3. فيكسر Fyxer
كان البريد الإلكتروني يستنزف طاقة جين يومياً، إذ كانت تقضي ساعة كاملة في كتابة عدة رسائل مدروسة، لتجد نفسها مضطرة لفعل الشيء نفسه في اليوم التالي.
اليوم، يتولى فيكسر مهمة صياغة 80% من رسائلها، إنها أداة تتعلم من أسلوبها في الكتابة، وتكتب رسائل الترحيب بالمتدربين الجدد ورسائل للعلامات التجارية ورسائل الشكر. كل ما تحتاج إليه هو إضافة لمستها الشخصية ثم الضغط على "إرسال". أحدثت الأداة فرقاً ملموساً في سير عملها ووفرت عليها نحو 5 ساعات أسبوعياً.
اقرأ أيضاً: 7 وكلاء ذكاء اصطناعي تساعد الشركات على تبسيط العمليات
4. إصدار خاص بها من تشات جي بي تي ChatGPT
من أكثر الجوانب الرائعة في عمل جين هو مساعدة الطلاب على إعادة صياغة سيرهم الذاتية، لكنها أيضاً من أكثر المهام استهلاكاً للوقت. لذلك، طورت جين إصداراً مخصصاً من تشات جي بي تي يأخذ السيرة الذاتية لأي طالب والوصف الوظيفي المستهدف، ويعيد كتابتها لإبراز القدرات الحقيقية للطالب التي تلبي متطلبات الدور الوظيفي.
هذه الأداة لا تغني عن التوجيه الشخصي، لكنها تسرع العملية بشكل كبير، ما يساعد على تقديم الدعم لكل طالب دون الحاجة إلى تدقيق كل سطر في سيرته الذاتية يدوياً. وقد تبين أن ذلك يساعد على توفير 4 ساعات من وقت جين أسبوعياً.
5. مطالبات تشات جي بي تي الجاهزة
كثيراً ما يسألها الناس كيف تستطيع المحافظة على وتيرة نشر منتظمة على المنصات المختلفة. الحقيقة أنها لا تبدأ من الصفر، بل تستخدم مجموعة من المطالبات الجاهزة لتشات جي بي تي التي تختلف حسب نوع المحتوى الذي ترغب في نشره، مثلاً:
- على لينكدإن تطلب: "حول هذا الإنجاز الطلابي إلى قصة من ثلاث مراحل مع خلاصة واضحة".
- أما للنشرات البريدية فتطلب: "وسع هذه الفكرة إلى مقالة شخصية".
- ولكتابة نصوص الفيديو تطلب: "اجعل هذه القصة جذابة، مع مقدمة قوية ودعوة واضحة لاتخاذ إجراء".
تتغير النبرة حسب المنصة، والذكاء الاصطناعي يساعدها على ضبط ذلك بسرعة، وكأن لديها مساعداً مبدعاً يفهم ما تريده ويتقن قواعد الكتابة التسويقية. جين علمت تشات جي بي تي أسلوبها من خلال إعطائه تعليمات مخصصة وتغذيته بمنشورات سابقة، فأصبح ما يكتبه مماثلاً لما تكتبه هي بنفسها. بالمجمل، ساعدها ذلك على توفير 4 ساعات من وقتها أسبوعياً.
اقرأ أيضاً: كيف تستخدم الذكاء الاصطناعي لتقييم أداء الموظفين؟
في المحصلة، تمكنت جين من استعادة يوم ونصف اليوم من عملها الأسبوعي، تخصصه اليوم للتفكير الاستراتيجي أو التدريب أو حتى الراحة. تجربتها توضح أن النجاح في عصرنا لا يتطلب فريقاً ضخماً، بل أدوات فعالة ورؤية واضحة واستعداداً للتجربة والتعلم المستمر.
