كيف تتخلص من الفوضى الرقمية وتركز أكثر في عملك؟

هل لديك الكثير من البرامج والملفات على الكمبيوتر الخاص بك التي بالكاد تذكر المرة الأخيرة التي فتحتها فيها، أو حتى إن كانت موجودة أصلاً؟ هل يصيبك مشهد سطح المكتب بالإحباط نتيجة تناثر الملفات عليه هنا وهناك؟ مرحباً بك في عالم الفوضى الرقمية.

تستخدم عبارة "فوضى رقمية" لوصف تراكم الملفات أو المعلومات غير المنظمة على الأجهزة، ما يؤثر سلباً في الإنتاجية وأداء الجهاز.

يتجاوز هذا المصطلح ذاكرة الجهاز إذا كنت تعمل مثلاً عبر مساحة سحابية مشتركة، حينها ستؤثر هذه الفوضى في أدائك وإنتاجيتك وسلاسة أدائك العمل، وقد يتجاوز الأمر ليؤثر فيمن تعمل معهم.

إذا كنت تنتمي إلى هذه الفئة، فنحن هنا لنساعدك. سنقدم في هذا المقال طرقاً مختلفة تساعدك على التخلص من الفوضى الرقمية وتنظم لك الطريقة التي يسير بها عالمك الرقمي.

كيف تنظم عالمك الرقمي من ملفات الجهاز إلى مساحات التخزين السحابية؟

لا ينفصل تنظيم ملفات الجهاز عن تلك الموجودة في أماكن التخزين السحابية، فكلاهما يشكل سلسلة تؤثر عناصرها في الأخرى.

1- تخلص من التطبيقات والملفات غير الضرورية

خطوة بديهية، ولا بد من البدء بها، ولإنجازها بشكل جيد اتبع ما يلي:

أجر مراجعة منتظمة لتطبيقاتك وملفاتك، واحذف التطبيقات التي لم تعد تستخدمها أبداً. اتجه أيضاً إلى مجلد التنزيلات والصور، واحذف ما ليس ضرورياً، فعادة نلتقط صوراً أو نحمل ملفات تحت ضغط لحظة معينة، لا نلبث أن ندرك أننا لسنا بحاجة إليها. بهذه الطريقة ستحرر الكثير من مساحة التخزين على أجهزتك.
تجنب الخطوة السابقة: ببساطة، أجر تقييماً لأهمية أي ملف أو مجلد أو تطبيق قبل تحميله على جهازك، فقد توجد لديك مسبقاً على أجهزتك تطبيقات تؤدي الغرض ذاته. بالنسبة للأهمية تذكر أن الأمور متساوية الأهمية تعني انعدام أهمية أي منها.
ابحث عن التكرار: قد تضم أجهزتك الكثير من الملفات المكررة التي تستهلك الكثير من المساحة. وللتخلص منها استخدم أدوات حذف الملفات المكررة مثل EaseUS DupFiles Cleaner، وClone Files Checker وWise Duplicate Finder وAllDup.
استخدم التخزين السحابي: قد يحتوي جهازك على ملفات لست مضطراً لاستخدامها بشكل متكرر. هذه الملفات يمكنك رفعها على مساحة تخزين سحابي.
نظم ملفاتك على السحابة: أن ترفع الملفات على السحابة لا يعني أن تعامل هذه المساحة على أنها سلة مهملات، على العكس من ذلك، لأهمية هذه المساحة على الأقل كأرشيف لمستنداتك، يجب أن تنظم ملفاتك عليها في مجلدات تحمل اسماً واضحاً يسهل الوصول إليها.

2- أدر بريدك الإلكتروني وخدمتك السحابية بكفاءة

قد يمثل البريد الإلكتروني مستودعاً لما لا نحتاج إليه في عالمنا الرقمي. ولتنظيمه ومنعه من التحول إلى مساهم في الفوضى الرقمية التي تعيشها يمكنك اتباع التالي:

صفّر بريدك الإلكتروني: خصص وقتاً من اليوم أو الأسبوع لإجراء فحص على رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة، هذه الرسائل قد تقدر أنها غير مهمة من موضوعها أو مرسلها، لكن حتى إن لم تكن راغباً في قراءتها، علّمها كمقروءة لتتجنب العبء الذي يضفيه رقم كبير من الرسائل غير المقروءة في صندوق الوارد.
ألغ اشتراكك: قد لا نملك رفاهية الامتناع عن الاشتراك في بعض النشرات البريدية، فقد يكون ذلك مطلوباً عليك تلبيته للكثير من الأسباب كقراءة مقال أو تلقي محتوى تعتقد للوهلة الأولى أنه مفيد. عادة سيتضح الأمر بعد نشرة أو نشرتين، وكي لا تتحول هذه الرسائل إلى مستهلك للمساحة على خدمة التخزين السحابي التي تستخدمها، لا تتردد في إلغاء الاشتراك.
استخدم المجلدات والفلاتر: استخدم الفلاتر للوصول إلى الرسائل التي تريدها في بريدك الإلكتروني، وصنف الرسائل التي تهمك في مجلدات تحمل اسماً واضحاً. ينطبق الأمر ذاته على خدمة التخزين السحابي، إذ يجب تصنيفها بأسماء محددة يمكن الوصول إليها عبر الفلترة.

3- اعتمد التقلّلية الرقمية كأسلوب عمل

التقلّلية كأسلوب حياة تعني الاحتفاظ بما هو ضروري فقط، وعند الحديث عن الفوضى الرقمية تعني التقلّلية:

الاحتفاظ بما هو ضروري فقط: أي يجب الاحتفاظ بالملفات والتطبيقات التي تشعر أنها ضرورية لعملك ولحياتك وتضيف لهما قيمة.
النوع أولاً: يعني هذا أن تكون نوعياً في تطبيقاتك وملفاتك، أي يمكنك مثلاً تحميل تطبيق يخدم غرضين من احتياجاتك بدلاً من تنزيل تطبيق لكل منهما، حتى لو كان هذا التطبيق يتطلب الدفع.

ما الذي تجنيه من تخلصك من الفوضى الرقمية؟

تخيل الأمر وكأنك تعمل بمكتب تحيط بك الفوضى من كل جانب؛ من أدوات العمل إلى المصنفات. ستكون النتيجة فوضى عارمة حتى في سير العمل، ستلقي بظلالها عليك قبل العمل. بالمثل، تسبب الفوضى الرقمية الكثير من الإرباك والإحباط في بيئة العمل. عموماً للتخلص من الفوضى الرقمية الكثير من الفوائد:

تحسين الإنتاجية: نعود للمقارنة بين بيئتي العمل التقليدية والرقمية، ما تسببه الفوضى في بيئة العمل التقليدية تسببه أيضاً في بيئة العمل الرقمية، لا أحد سيحسد على قضاء ساعات من البحث بين الملفات.
إجهاد أقل: أولاً، الفوضى ستسبب الكثير من الإجهاد والإحباط، وثانياً ستؤخر إنجاز العمل الذي يسبب بدوره إجهاد الالتزام بالإنتاجية أو المواعيد النهائية.
تعزيز أداء الجهاز وأمنه السيبراني: تسبب الفوضى الرقمية تراكماً في ملفات غير مرغوبة يؤدي إلى استهلاكٍ في الذاكرة، وضعفٍ عامٍ في أداء الجهاز يزيد من فرص وجود ثغرات أمنية تتيح للمتسللين انتهاز هذه الفرصة.
تقليص النفقات: سواء على مستوى ذواكر تخزين الأجهزة، أو التخزين السحابي، إذ قد يؤدي وجود كمٍّ كبير من البيانات التي لا داعي لها إلى دفع تكاليف تخزين سحابي كنت في غنى عنها.
تقليل البصمة البيئية: ننشئ الكثير من الملفات، ننقلها وننسخها ونحذفها، لكل من هذه العمليات تكاليف بيئية مدفوعة بعمليات الحوسبة التي تجري عليها.