أفضل التطبيقات والبرامج التي تحتاجها عند العمل عن بُعد

نما سوق العمل عن بُعد خلال السنوات القليلة الماضية بسرعة، ما خلق ضرورة لإيجاد بدائل عن بعض المرافق الواقعية مثل غرفة الاجتماعات والأرشيف ومكاتب الموارد البشرية، والأقسام الأخرى التي تعمل كفريقٍ واحد. هذه البدائل عبارة عن تطبيقات وبرامج أصبح كل مَن يعمل عن بُعد بحاجة إليها.

أفضل التطبيقات والبرامج التي تحتاجها عند العمل عن بُعد

أهم التطبيقات التي يجب أن تبحث عنها المؤسسة التي يعمل موظفوها عن بُعد هي تطبيقات التواصل والجدولة وإدارة المشاريع ومشاركة الملفات، وهذه أمثلة عن أفضلها:

تريلو Trello

تريلو من أفضل الأدوات المساعدة على إدارة المهام ومراقبة الإنتاجية سهلة الاستخدام وبسيطة التصميم ومناسبة للفرق التي تحتاج إلى التعاون في أداء عدد من المهام.

يعتمد على استخدام قوائم لتنظيم المهام وتوضيح مراحل العمل المختلفة، إذ يمكن إنشاء بطاقة لكل مهمة، ومن خلالها يتم تفويض المهام وتتبع التقدم فيها، ونقلها عبر القوائم، بالإضافة إلى ميزة التعليق، وتذكير الأفراد بالمواعيد النهائية المهمة.

يمكن الاستفادة منه مجاناً أو استخدام النسخة المدفوعة.

سلاك Slack

يعد سلاك أداة دردشة سهلة الاستخدام، وتُتيح التواصل بين أفراد الفريق على شكل مجموعات أو دردشات مفردة آمنة في الوقت الفعلي، بالإضافة إلى إمكانية مشاركة الملفات والمكالمات الصوتية وأرشيف قابل للبحث ومشاركة الشاشة.

يمكن تنظيم قنوات الاتصال حسب المشروع أو الموضوع أو الفريق، ويقدّم ميزات بحث قوية ليتمكن الأفراد من العثور على المعلومات عند الحاجة إليها.

يمكن أن يتكامل مع أدوات العمل عن بُعد الأخرى مثل مستندات جوجل وتريلو ودروبوكس. تعمل بوتات سلاك على تعزيز الروح المعنوية من خلال إرسال تذكيرات مثل أعياد ميلاد أفراد الفريق.

زووم Zoom

زووم هو أداة لعقد الاجتماعات واللقاءات عن بُعد، يتكامل مباشرةً في تقويم جوجل. ويوفّر خدمة مكالمات الفيديو عالية الجودة، بالإضافة للمكالمات الصوتية والرسائل المكتوبة.

من أهم ميزاته تسجيل الاجتماعات أو اللقاءات ليتسنى للجميع متابعة ما يجري، أو يمكن استخدام هذه التسجيلات لإنشاء مقاطع فيديو تعليمية مثلاً. يوفّر الإصدار المجاني اجتماعات بطول 40 دقيقة، ويمكن زيادة المدة في الاشتراكات المدفوعة.

دروب بوكس Dropbox

يعد دروب بوكس خدمة استضافة ملفات قائمة على السحابة، تساعد على تخزين البيانات في مكانٍ واحد، ويُتيح المالك إذن الوصول لمَن يرغب من أفراد الفريق.

يمكن تخزين أنواع الملفات العشرة التي يدعمها دروب بوكس وتنظيمها وإدارتها، مثل المستندات والصور ومقاطع الفيديو والموسيقى. يوفّر الإصدار المجاني مساحة تخزين سحابية تبلغ 2 غيغا بايت، قابلة للزيادة في الإصدارات المدفوعة.

مايكروسوفت تيمز Microsoft Teams

يوجد مايكروسوفت تيمز داخل نظام مايكروسوفت أوفيس، ويتكامل مع جميع منتجات مايكروسوفت الأخرى. وهو مركز للدردشة بين أفراد الفريق، والتواصل عبر مكالمات الفيديو ومشاركة الملفات. ويعد أداة مثالية للفرق التي تعتمد في عملها على برامج مايكروسوفت أوفيس.

في الإصدار المجاني من البرنامج، تحصل الفرق على دردشة غير محدودة، ومكالمات صوتية أو فيديو جماعية ومكالمات فردية، و10 غيغا بايت من مساحة تخزين ملفات الفريق، و2 غيغا بايت من مساحة تخزين الملفات الشخصية لكل مستخدم.

جوجل درايف Google Drive

جوجل دريف من أشهر تطبيقات مساعدة الفرق التي تعمل عن بُعد، ففيه يمكن تخزين المستندات المهمة ومشاركتها مع مَن ترغب من الفريق، وتنظيمها وترتيبها، والتعاون مع أعضاء الفريق في الوقت الفعلي بغض النظر عن موقعهم الجغرافي.

يوفّر جوجل درايف 15 غيغا بايت من التخزين السحابي المجاني، إذ يمكن تخزين الملفات وحفظ مرفقات البريد الإلكتروني ونسخ الصور أو مقاطع الفيديو احتياطياً في مساحة عمل واحدة.

هانغ آوتس Hangouts

هانغ آوتس أداة من أدوات جوجل، توفّر إمكانية المراسلة الجماعية الآمنة ومكالمات الفيديو. وبالتأكيد تتكامل مع أدوات جوجل الأخرى مثل التقويم ودرايف، ما يجعل جدولة اللقاءات أمراً سهلاً.

أسانا Asana

تعد أسانا مجموعة أدوات شاملة وكافية لاحتياجات أي فريق يعمل عن بُعد، ففيها يمكن تنظيم الجداول الزمنية وإدارة المشاريع عبر واجهة سهلة الاستخدام، تساعد الفريق على تقسيم أداء المهام.

يسمح تصميمها بتتبع التقدم ومعرفة من المسؤول عن أجزاء معينة من المشروع، كما يمكن مناقشة المهام التي يجب تحديدها كأولوية، وتحديد المواعيد النهائية للمهام.

تضمن أسانا بقاء جميع ملفات المشروع في مكان منظم واحد، وتسمح بتخصيص طرق عرض المشروع بناء على أسلوب عمل الفريق، كما تساعد على أتمتة المهام الروتينية مع الحفاظ على القواعد.

كريسب Krisp

كريسب من الأدوات المساعدة للأفراد والعاملين عن بُعد خلال المكالمات الصوتية أو الفيديو، فهو يستخدم برنامجاً مدعوماً بالذكاء الاصطناعي لإزالة ضوضاء الخلفية والصدى من المكالمة، ما يضمن وضوحها بغض النظر عن المكان. يعمل كريسب على مئات التطبيقات، ويدعم أنواع السماعات المختلفة والميكروفونات.

تيترا Tettra

تيترا أشبه بموسوعة معلومات خاصة بالمؤسسة، يمكن للمسؤولين فيها مشاركة المعرفة وتقديم الإجابات عن الأسئلة المختلفة من خلالها، وإتاحة هذه المعلومات لجميع أفراد الفريق، وذلك عن طريق تخزين هذه المعلومات في مكانٍ واحد يمكن للجميع الوصول إليه، والإجابة عن الأسئلة بشكلٍ غير متزامن.

ميرو Miro

ميرو هو سبورة رقمية تسمح للمستخدمين العمل بشكلٍ غير متزامن على لوح قابل للتوسيع وبلا حدود. تظهر فائدتها عند التخطيط وجلسات التفكير والاجتماعات، ويمكن أن تُدمج بمكالمات الفيديو. توفّر أيضاً قوالب جاهزة للخرائط المساعدة مثل الخرائط الذهنية، وتساعد على التحكم في المشاريع بدءاً من مرحلة العصف الذهني وصولاً إلى النتيجة النهائية.

من مزاياها إمكانية إضافة ملفات مثل الصور والفيديو إلى المشاريع، ويمكن أن تتكامل مع الأدوات الأخرى للاحتفاظ بكل ما يخص المشروع في مكانٍ واحد.

غوستو Gusto

غوستو في فرق العمل عن بُعد هو نظير للموارد البشرية والمحاسبة في الواقع، فهو عبارة عن أداة تتضمن قائمة بالرواتب والمزايا ومنصة للموارد البشرية. يوفّر كشوفات المرتبات واحتساب وحفظ ضرائب الرواتب بشكل آلي، وتوفير الوصول إلى متخصصي الموارد البشرية المعتمدين.