شارك
الرئيسية
5 دقيقة
هل تشعر بأن ساعات يومك لا تكفي لإنجاز مهامك المتزايدة كمدير؟ أنت لست وحدك. غالباً ما يجد القادة أنفسهم غارقين بين الاجتماعات المتلاحقة ورسائل البريد الإلكتروني التي لا تنتهي. لكن ماذا لو كانت هناك طريقة لاستعادة السيطرة على وقتك وزيادة إنتاجيتك؟
في هذا المقال نقدّم لك 6 تطبيقات مبتكرة مصممة خصيصاً لمساعدة المدراء على تنظيم يومهم بكفاءة.
6 تطبيقات تساعد المدير العربي على تنظيم يومه
غالباً ما تتضمن إدارة الوقت وتنظيمه تقليدياً إدخالاً يدوياً وتعديلات تفاعلية على الجداول الزمنية، ولكن التطبيقات التي سنذكرها أدناه تعمل على تحويل هذا النهج بشكلٍ كامل من خلال الاستفادة من الذكاء الاصطناعي للعمل على تحسين جداول المهام وتحديد أفضل الأوقات للاجتماعات، ما يقلّل بشكلٍ كبير العبء المعرفي على المديرين.
1. تطبيق Reclaim.ai: مساعد ذكي لجدولة الاجتماعات
مساعد تقويم ذكي يحدّد تلقائياً أفضل وقت للاجتماعات والمهام، بمعنى آخر يعمل التطبيق سكرتيراً رقمياً يُنشئ جدولاً يومياً محسّناً وفقاً لأولوياتك.
كيف يُساعد المدراء؟
يُتيح التطبيق للمديرين تحديد الأهداف اليومية مثل التمارين الرياضية ثم جدولتها تلقائياً في الفترات الزمنية المتاحة، وعند حدوث تعارضات مثل الاجتماعات العاجلة، يحدّد الأولويات بمرونة ويُعيد جدولة المهام تلقائياً.
على سبيل المثال، إذا ظهر اجتماع غير متوقع، يحوّل التطبيق المهام غير العاجلة إلى وقتٍ لاحق، هذا يعني أن المدراء لديهم دائماً خطة يومية آنية دون الحاجة إلى ترتيب يدوي.
الميزات الرئيسية:
- تحليل جدولك الزمني وقائمة مهامك بالكامل ثم ترتيبها وفقاً لأهميتها.
- إذا فاتتك مهمة أو بدّلت أحداثاً، يعيد التطبيق ترتيب العناصر المتبقية تلقائياً.
- مزامنة المهام والأحداث بسلاسة مع معظم تطبيقات التقويمات الشائعة وتطبيقات المهام.
اقرأ أيضاً: 7 أدوات ذكاء اصطناعي يستخدمها المدراء في تحليل أداء الفريق وتحسينه
2. تطبيق Motion: مخطط لجدولة المهام اليومية
مخطط يومي يُجدول مهامك ومواعيدك النهائية تلقائياً في تقويمك، ويعمل كمدير مهام وتقويم متكاملين. كل ما عليك فعله إدخال المهام مع مدتها الزمنية المُقدرة ومواعيدها النهائية، وسيدرجها التطبيق في التقويم ويرتبها عند تغيير الأحداث.
كيف يُساعد المدراء؟
يربط التطبيق بين المهام والتقويم. على سبيل المثال، إذا أضفت مهمة بعنوان: "كتابة تقرير الربع الثالث (ساعتان، موعد التسليم يوم الجمعة)"، فإن التطبيق يبحث عن نافذة الساعتين التالية المتاحة ويحجزها، وإذا ظهر اجتماع عاجل ومهم فسيؤجلها إلى فترات لاحقة، ومن ثَمَّ فإن هذه الجدولة الديناميكية تعني أن المدراء لديهم دائماً خريطة طريق مُحدَّثة لما يجب العمل عليه لاحقاً دون الحاجة إلى إعادة ترتيب المهام يدوياً.
الميزات الرئيسية:
- الجدولة التلقائية للمهام بناءً على توفرك وأولوياتك وتفضيلاتك.
- إعادة الجدولة الديناميكية من خلال ترتيب المهام حسب أولوياتها وإعادة جدولتها تلقائياً.
- القدرة على التعلم باستمرار من عاداتك اليومية مثل تفضيل جلسات العمل الصباحية وبناء مهام اليوم وفقاً لذلك.
اقرأ أيضاً: إليك أبرز المهن التي لن يستولي عليها الذكاء الاصطناعي أبداً
3- تطبيق Sunsama: معرفة التقدم في المشاريع بشكلٍ يومي
تطبيق مُصمم للتخطيط اليومي من خلال توحيد التقويمات وقوائم المهام في جدول يومي واحد. كل صباح يطالبك التطبيق بسحب المهام والأحداث إلى جدول مُخصص ليكون بمثابة مركز المهام اليومي، وعلى عكس التطبيقات الأخرى يُركز التطبيق على التخطيط لكل يوم على حدة.
كيف يُساعد المدراء؟
التطبيق مناسب للمدراء الذين يبحثون عن التركيز على تقدم المشاريع بشكلٍ يومي، إذ سيقترح التطبيق أولويات المهام عند تخطيط يومك من خلال تصنيف كل مهمة حسب الأهمية وتاريخ الاستحقاق، ما يُمكّنك من التركيز على المهام المناسبة أولاً، بالإضافة إلى ذلك يمكنك تحديد عاداتك اليومية مثل ممارسة الرياضة أو القراءة وسيحافظ التطبيق على هذه الفواصل الزمنية أسبوعياً.
الميزات الرئيسية:
- يتتبع تلقائياً المدة التي تستغرقها المهام فعلياً، ما يُعطي رؤى مفيدة حول الإنتاجية.
- المساعدة على تحديد أولويات المهام بناءً على أهميتها ومواعيدها النهائية، ما يُجنبك عناء التخطيط اليومي.
- إمكانية مزامنتها مع معظم تطبيقات التقويمات والمهام الشائعة، ما يُظهر اجتماعاتك ومهامك كلّها في مكان واحد.
اقرأ أيضاً: ما هي وظائف الذكاء الاصطناعي التي لا تتطلب معرفة بالبرمجة؟
4. تطبيق ClickUp: متابعة إدارة المهام والمشاريع
منصة لإدارة المشاريع والمهام متاحة للفرق من الأحجام كافة، وتجمع بين المهام والمستندات والأهداف والدردشة وغيرها في واجهة واحدة للمساعدة على أتمتة الأعمال الروتينية، كما توفّر المنصة أدوات متقدمة لتحسين الموارد وإدارة أعباء عمل الفريق بشكلٍ فعّال.
كيف يُساعد المدراء؟
بالنسبة للمدراء الذين يُديرون مشاريع متعددة وفرقاً، توفّر المنصة رؤية شاملة لإدارة المهام، حيث يمكنك إدراج كل مهمة وتخصيصها لأعضاء الفريق وتحديد مواعيد انتهائها وعرض كل شيء في قوائم أو لوحات أو جداول زمنية، كما يمكن للمدراء استخدامه لتتبع التقدم بشكلٍ فوري مثل المهام المكتملة والساعات المسجلة والمواعيد النهائية المُنجزة.
الميزات الرئيسية:
- عرض مهام وسير عمل من خلال إنشاء قوائم مهام ولوحات ومخططات وتقويمات لتنظيم العمل.
- إمكانية وضع قواعد أتمتة تلقائية مثل التعيين التلقائي للمهام وتغيير الأولويات، ما يُجنب المدراء العمل المتكرر.
- القدرة على تحديد أهداف عالية المستوى وربط المهام بها للحصول على نسب تقدم تلقائية.
اقرأ أيضاً: 6 طرق تعتمد على الذكاء الاصطناعي تساعد على تخفيف عبء العمل
5. تطبيق Any.do: كتابة قوائم المهام
تطبيق لكتابة قوائم المهام والتخطيط متاح على المنصات كافة، مصمم لمساعدة المدراء على تنظيم مهامهم ومشاريعهم وجداولهم بكفاءة، فهو يجمع بين ميزات قائمة المهام والمخطط اليومي والتقويم وأداة إدارة المشاريع في نظام أساسي واحد.
كيف يُساعد المدراء؟
أي مدير يحتاج إلى طريقة سريعة لتدوين المهام، ويمكن استخدام التطبيق من أجل هذه المهمة لإنشاء المهام مع مواعيد نهائية وتذكيرات، والأهم أن التطبيق يتكامل مع تطبيقات التقويم ما يعني أن مهامك اليومية لا تنفصل عن جدول التقويم، كما يمكنك أيضاً مشاركة القوائم والمهام مع فريقك ما يُسهّل تفويض المهام.
الميزات الرئيسية:
- مزامنة فورية عبر الأجهزة كلّها وحتى الأجهزة القابلة للارتداء، ما يُمكّنك من جعل جدول أعمالك دائماً في متناول يدك.
- القدرة على مشاركة القوائم مع أعضاء الفريق والتعليق عليها، ما يجعله مثالياً للفِرق الصغيرة والمهام العاجلة.
- استخدام الذكاء الاصطناعي لاقتراح مواعيد جدولة المهام بناءً على السلوك السابق والمواعيد النهائية القادمة. على سبيل المثال، إذا كنت عادةً تُنهي تقاريرك صباحاً فسيقترح لك أنسب وقت للقيام بذلك.
اقرأ أيضاً: تكنولوجيا مراقبة الموظفين: وسيلة لتعزيز الإنتاجية أمْ تهديد للخصوصية؟
6. تطبيق Notion: مساحة عمل رقمية متعددة
تطبيق انتاجية شامل مصمم ليكون بمثابة مساحة عمل رقمية متعددة الاستخدامات، حيث يمكن للمدراء التفكير والكتابة والتخطيط وتنظيم كل شيء من الملاحظات إلى المشاريع المعقدة في مكان واحد، فهو يجمع بين وظائف متعددة مثل تدوين الملاحظات وإدارة المهام والمشاريع وقواعد البيانات وجداول البيانات.
كيف يُساعد المدراء؟
يتُيح التطبيق للمدراء تصميم سير عمل إنتاجية مخصصة، بحيث يمكنه إعداد لوحة معلومات تعرض المهام والمواعيد النهائية وملاحظات الاجتماعات، كما يمكن استخدام الميزات المدعومة بالذكاء الاصطناعي للحصول على مساعدة لأتمتة المهام الروتينية.
الميزات الرئيسية:
- إمكانية معالجة تبعات تغير مواعيد المهام، فتغيير تاريخ مهمة واحدة يمكن أن يؤدي إلى تغيير تبعياتها تلقائياً، ما يحافظ على اتساق الخطط المعقدة.
- القدرة على أتمتة المهام وتنظيم مساحات العمل بكفاءة أكبر، وهذا يعني أنه يمكنك كتابة وصف مشروع ثم الطلب منه إنشاء قائمة مهام أولية وفقاً للوصف.
- القدرة على تجميع الملاحظات والمهام والتقويمات والمستندات في مكان واحد، ما يُمكّن المدير من ربط الخطط الأسبوعية وملاحظات الاجتماعات وقوائم المهام.
اقرأ أيضاً: 20 وظيفة جديدة ستظهر بسبب الذكاء الاصطناعي وستطلبها غالبية الشركات في العالم
كيف يمكنك اختيار التطبيق المناسب لتنظيم يومك بفاعلية؟
تُعدُّ إدارة يوم العمل بفاعلية عاملاً مضاعفاً لنجاح الأعمال، فهي تُمكّن من تحديد الأهداف بشكلٍ أوضح وتوفّر التركيز اللازم لتحقيق المشاريع الطموحة، لذا عند اختيار تطبيق ما، اسأل نفسك الأسئلة التالية:
- التكامل: هل يقترن التطبيق مع التطبيقات التي تستخدمها حالياً مثل التقويم أو البريد الإلكتروني؟ وما مدى سهولة تكامله معها؟
- قدرات الذكاء الاصطناعي: ما هي ميزات الذكاء الاصطناعي التي يقدّمها التطبيق تحديداً؟ وهل يقدّم وظيفة مخصصة واحدة أم عدة وظائف مختلفة؟
- سهولة الاستخدام: هل واجهة الاستخدام سهلة؟ وهل هي مناسبة عبر الأجهزة كلّها؟
- التكلفة: ما هي الميزات المتوفرة في الخطط المجانية وهل كافية؟ وما هي تكلفة الترقية إلى الخطط المدفوعة وهل هي مناسبة لميزانيتك؟
- احتياجات الفريق: إذا كنت تدير فريقاً: ما هي ميزات التعاون التي يقدّمها التطبيق؟ وهل هي كافية؟
اقرأ أيضاً: ما هي المهارات الضرورية لتقود فريقك في عصر الذكاء الاصطناعي؟
لم يَعُد تنظيم الوقت رفاهية بل ضرورة حتمية لنجاح أي مدير، إذ إن استخدام الأدوات الرقمية المدعومة بالذكاء الاصطناعي يمكن أن يُحدِث فرقاً كبيراً في قدرتك على إدارة يومك بفاعلية وتحقيق أهدافك، فالاستثمار في تنظيم وقتك هو استثمار في نجاحك وراحة بالك واستعادة زمام المبادرة ليوم عمل أكثر إنتاجية وتنظيماً.
