كيف تؤثر الأتمتة على إدارة الأعمال والموظفين؟

أثّرت التكنولوجيا الحديثة على جميع المجالات، فقد سهّلت إنجاز العديد من الأعمال والوظائف، وأضافت الكثير إلى مختلف جوانب حياتنا. ولعل من أكثر المجالات تأثراً هو مجال الأعمال، إذ تمت أتمتة العديد من الأقسام التي تساعد على إدارة الأعمال، ما أضاف الكثير من الفوائد والمزايا، والمساوئ أيضاً.

ما هي أتمتة الأعمال؟

تعني أتمتة الأعمال استخدام برامج حاسوبية لإتمام المهام المتكررة، بدلاً عن العمال البشريين، ليتمكن الموظفون من إنجاز الأعمال الأكثر أهمية. أي أن أتمتة الأعمال لن تلغي العمال البشريين بل ستساعدهم في التركيز على الأعمال التي تتطلب إبداعاً أكثر.

في البداية، كان تبني الأتمتة باهظ الثمن بالنسبة للشركات الصغيرة، أما الآن فقد أصبح بإمكان الجميع أتمتة العديد من المهام. حتى المهام التي تتطلب تكنولوجيا متقدمة، أصبح بالإمكان أتمتتها باستخدام التعلم الآلي والذكاء الاصطناعي.

فوائد أتمتة الأعمال

تعود أتمتة بعض الأعمال بالعديد من الفوائد على الشركات والموظفين على حد سواء، وهذه أهمها:

زيادة الكفاءة

يمكن للأتمتة تبسيط العمل من خلال العديد من البرامج والأدوات، وتختلف هذه الأدوات من جمع البيانات وإنشاء التقارير إلى إنشاء رؤى شاملة، وبالتالي يركز هؤلاء الموظفون على أعمال أخرى أكثر أهمية من الأعمال المتكررة، ويوفرون وقتهم للأعمال الأكثر أهمية.

زيادة الإنتاجية

تؤدي الأتمتة إلى زيادة الإنتاجية، وتقليل تكاليف الإنتاج، واختصار الوقت، وتوفير المال عن طريق أتمتة المهام المتكررة. بالإضافة إلى ذلك، تساعد حلول الوصول عن بُعد والبنية التحتية السحابية المؤسسات في الحفاظ على إنتاجية العاملين من أي مكان.

تقليل الخطأ البشري

تنشأ أحياناً مشكلات كثيرة بسبب أخطاء بشرية في العمليات الإدارية، إذ يتعامل الموظف مع كميات هائلة من المعلومات كل يوم. تحتاج الشركات إلى تجاوز هذه الأخطاء والتخلص منها، لذلك ستجد الحل في أتمتة العمليات لتخفيف الأخطاء البشرية.

كسب ثقة العملاء

يمكن للأتمتة أيضاً تحسين العلاقات بين الشركات والعملاء من خلال الرد السريع على رسائل البريد الإلكتروني وبوتات الدردشة. على سبيل المثال. تؤدي مثل هذه الإجراءات إلى كسب ثقة العملاء بعد أن يشعروا بالتطور في الكفاءة، ما يؤدي إلى زيادة طول الاحتفاظ بالعملاء وأوقات الاستجابة ومعدلات الرضا.

تحسين التتبع والمراقبة

إن قدرة الشركات على تتبع العمليات ومراقبتها ميزة كبيرة تحدث عند أتمتة المهام. تسمح برامج الذكاء الاصطناعي مثلاً بمعالجة كميات أكبر من البيانات وتجميع معلومات شاملة بناءً على آلية سير العمل، وتقديم نتائج ذات قيمة لأصحاب الأعمال، ما يسمح لهم باتخاذ قرارات مستنيرة بناءً على المعلومات التي يتم جمعها.

حفظ البيانات

إن البيانات التي تجمعها الشركات مهمة جداً بالنسبة لها، ومن غير المقبول ضياعها، لذلك يمكن أتمتة حفظ هذه البيانات واسترجاعها لضمان الحماية من الفقدان الناتج عند فقدان أقراص التخزين أو عطل في الأنظمة الإلكترونية.

خلق فرص العمل

إن التقدم في التكنولوجيا وأتمتة الأعمال يفرض وجود وظائف جديدة لم تكن موجودة مسبقاً، وبذلك فهي تساهم في خلق فرص عمل جديدة.

اكتساب العمال مهارات جديدة

إن العمال الذين يؤدون مهاماً روتينية لا يملكون الوقت لتعلم أشياء أخرى وتطوير مهاراتهم، أما بوجود الأتمتة يصبح بإمكانهم تعلم القيام بأعمال أخرى ما يساعد على زيادة الإنتاجية والرضا الوظيفي وبالتالي يعود بالفائدة على الأعمال.

التخلص من الورقيات

بوجود الأتمتة، يمكن الاحتفاظ بأي مستند إلكترونياً والوصول إليه بسرعة عند الحاجة، أو الحصول على نسخة منه، ما يوفر الوقت والمال. وأيضاً، من خلال ذلك يمكن أن تكون صديقاً للبيئة من خلال عدم المشاركة في قطع الأشجار اللازمة لصنع الورق.

زيادة الأرباح

تُترجم فوائد أتمتة الأعمال مثل الكفاءة وزيادة الإنتاج وخفض التكاليف إلى هوامش ربح أفضل للشركات الصغيرة والكبيرة على حد سواء، وهذا بالتأكيد الأمر الأكثر أهمية لأصحاب الأعمال.

أمثلة على أتمتة الأعمال الشائعة

لا يمكن أتمتة جميع الأعمال في الشركات، لكن هذه بعض الأمثلة على الأقسام التي يمكن أتمتة عملها:

خدمة العملاء

من أشهر التحولات نحو أتمتة الأعمال هي بوتات الدردشة. تعمل بوتات الدردشة على الرد على استفسارات العملاء الشائعة على الفور. تتطلب الإجابة عن هذه الاستفسارات وقتاً طويلاً من موظفي خدمة العملاء، بينما بوجود بوتات الدردشة يمكن للموظفين الانشغال بأعمال أكثر أهمية، بالإضافة إلى توفير التكاليف المرتبطة بخدمة العملاء التقليدية بشكل كبير.

المبيعات

تؤدي الأتمتة دوراً كبيراً في المبيعات، إذ يمكن بوجود خوارزمية جيدة أن تنجز عدة مهام مثل البحث عن العملاء المتوقعين، والتحقق من الائتمان وفواتير العملاء الحاليين والجدد، ويمكنها معالجة الطلبات وإدارة المخزون والاستعلامات عن المبيعات، وتتبع الشحنات وإشعارات الإرسال والتسليم والإرجاع، وأيضاً إدارة الحساب، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني.

الموارد البشرية

تُلقى على عاتق موظفي الموارد البشرية الكثير من الأعمال المكتبية المتكررة والتي يمكن أتمتة الكثير منها ببساطة. على سبيل المثال، موظف الموارد البشرية ليس مضطراً لملء الجداول الزمنية يدوياً بوجود برامج حاسوبية يمكنها تنظيم ذلك.

أما تحليل السير الذاتية للمرشحين المتقدمين للعمل يمكن إنجازه بسرعة كبيرة عند استخدام أنظمة ذكاء اصطناعي تؤدي المهمة بسرعة وكفاءة، ومن ثم تنظيم مواعيد المقابلات لاختيار المرشح الأنسب للعمل في وظيفة ما، وبالتالي توفير الوقت والجهد على كل من موظفي الموارد البشرية والموظفين الجدد.

التصنيع

إن أتمتة عمليات التصنيع ودخول الروبوتات إلى المصانع يعني زيادة كميات الإنتاج بوقت أقل، وبالتالي تقليل الأيدي العاملة، وإبعاد العمال البشريين عن مهام التصنيع الخطيرة كتلك الخاصة بالمواد الكيميائية مثلاً.

التحديات العملية لأتمتة الأعمال

على الرغم من الفوائد العظيمة التي تقدمها أتمتة الأعمال إلى الشركات، فإنها تضعها في مواجهة تحديات جديدة، أبرزها:

توافق القديم مع الحديث

قد تواجه الشركات القديمة بعض المشكلات عند تبني الأتمتة، خاصة وأنه بالتأكيد لديها أنظمة قديمة قد لا تتوافق مع التكنولوجيا الحديثة، وقد تُضطر لدفع المزيد من المال لدمج الاثنين معاً إن لم تكن لديها القدرة على التخلي عن القديم.

التأكد من أن الأتمتة ستنجز المهمة

يستطيع الإنسان القيام بمهمات كثيرة في وقت واحد، وأتمتة هذه المهام قد تكون معقدة بعض الشيء، وقد لا تتمكن الأنظمة الحاسوبية من إنجاز بعض المهمات المعقدة التي يقوم بها البشر، لذلك على الشركة أن تتأكد من أن أتمتة المهمة تفي بالغرض وتؤدي المطلوب، خاصة وأن بعض المهام لا يمكن سوى للبشر إنجازها.

أمن المعلومات

عندما تعتمد الشركات على الأتمتة بشكل كبير، تواجه خطورة فقدان المعلومات أو الاختراق وغيرها من المشكلات التي تتعلق بالحوسبة. لذلك على هذه الشركات زيادة قدراتها الأمنية. يمكنها اللجوء إلى تقنيات الذكاء الاصطناعي للقيام بذلك مثلاً.

تأثير التكنولوجيا والأتمتة على القوى العاملة

بالنسبة لبعض العمال، يمكن أن تشكل القدرات الجديدة خطراً على الأمن الوظيفي، لأن الأتمتة لديها القدرة على استبدال العمال ذوي المهارات المتوسطة.

لن يكون التخلي عن هؤلاء العمال حلاً مناسباً، بل الحل هو تعليمهم كل ما هو جديد، وتعليمهم العمل على البرامج الحاسوبية أو إقامة معسكرات تدريبية داخلية لهم وإرشادهم للانخراط في التكنولوجيا التي ستشكل ثورة المستقبل.

قد تكون هذه العملية مكلفة أيضاً، كما قد لا تعود بالفائدة المرجوّة، إذ لا يتمكن جميع العمال من تعلم أشياء جديدة، وبالتالي ستكون في ذلك إضاعة للوقت والجهد والمال.

إن الأتمتة والتقنيات الحاسوبية الحديثة مثل الذكاء الاصطناعي والروبوتات وغيرها، ستشكل موجة المستقبل في عالم الأعمال، لذلك تُنصح الشركات بركوبها كي لا تتأخر عن الركب القادم.