ما هي خاصية المواضيع في مجموعات تيليجرام؟ وكيف تستخدمها لإدارة فريقك بفعّالية؟

تيليجرام (Telegram) من أشهر تطبيقات المراسلة الفورية في العالم، ويوفر التطبيق خدمة مراسلة واتصال صوتي ومرئي مجاناً، كما يتيح إمكانية إنشاء مجموعات يصل عدد المشتركين فيها إلى 200 ألف عضو. في هذه المجموعات، يستطيع الأعضاء الدردشة مع بعضهم بعضاً ومشاركة الملفات والوسائط.

لكن إذا كانت المجموعة كبيرة، قد تحتاج إلى إنشاء مجموعات أصغر وأكثر تركيزاً لإدارة مشاريع أو أقسام أو أدوار مختلفة من عملك. في هذه الحالة، تكون المواضيع (Topics) مفيدة، وهي ميزة تتيح إنشاء مجموعات فرعية صغيرة ضمن مجموعة رئيسية كبيرة.

ما هي المواضيع؟

يتيح تطبيق تيليجرام إنشاء مجموعات ضخمة تضم مئات الآلاف من المستخدمين. لكن في هذه الحالة، يصعب التركيز على شيء محدد. يتيح لك تفعيل ميزة المواضيع إنشاء أقسام مُنفصلة في أي مجموعة. تعمل المواضيع مثل محادثة منفصلة داخل المجموعة، وتدعم مشاركة الوسائط والملفات ويمكن تخصيص إعدادات خاصة لها وأصوات إشعاراتها.

تتيح المواضيع تنظيم تواصل الفريق بشكل أكثر فاعلية، من خلال إنشاء مواضيع منفصلة لموضوعات أو مهام أو أغراض مختلفة.

طريقة إنشاء مواضيع

يستطيع مشرفو المجموعة تفعيل المواضيع من إعدادات المجموعة، ويمكنهم التحكم فيمن يُسمح لهم بإنشاء المواضيع من قسم الصلاحيات.

لإنشاء مواضيع ضمن مجموعة على تيليجرام، قم باتباع الخطوات التالية:

تحقق مما إذا كانت مجموعتك مؤهلة: قبل كل شيء، يجب أن تضم مجموعتك أكثر من 200 عضو لتمكين ميزة المواضيع. إذا كانت مجموعتك تستوفي هذا المطلب، يمكنك المتابعة.
مكّن المواضيع: لتمكين المواضيع في مجموعتك، اضغط على اسم المجموعة في الجزء العلوي من الشاشة لفتح صفحة المعلومات. اضغط على أيقونة القلم أو "تحرير" (Edit). وسوف تجد خيار "المواضيع" (Topics). قم بتمكينه، ثم اضغط على إشارة الصح واختر موافق (Apply).
أنشئ موضوعاً: عندما تدخل إلى المجموعة، اضغط على النقاط الثلاثة في الزاوية العلوية من المجموعة ثم اختر "موضوع جديد" (New Topic)، أدخل اسماً أو عنواناً للموضوع ثم اضغط على "إنشاء" (Create).
عيّن أذونات المجموعة: ادخل إلى المجموعة الرئيسية واضغط على اسمها، اختر "الأذونات" (Permissions)، يمكنك هنا تحديد من يمكنه إنشاء المواضيع وإدارتها.

يمكنك إنشاء العديد من المواضيع التي تتبع لنفس المجموعة الرئيسية.

إدارة المواضيع

لإدارة المواضيع في تيليجرام، اتبع الخطوات التالية:

افتح الموضوع الذي تريد إدارته.
اضغط على اسم الموضوع في الجزء العلوي من الشاشة لفتح صفحة المعلومات. هنا يمكنك تعديل اسم الموضوع ووصفه وتغيير صورته.
يمكنك أيضاً تعيين أذونات الموضوع من خلال النقر على "الأذونات" (Permissions). هنا يمكنك اختيار من يمكنه كتابة الرسائل أو إرسال الملفات والصور والفيديوهات والمقاطع الصوتية.

لدعوة أعضاء من المواضيع أو إزالتهم، اتبع الخطوات التالية:

افتح الموضوع واضغط على اسمه في الجزء العلوي من الشاشة لفتح صفحة المعلومات.
اضغط على "الأعضاء" (Members). هنا يمكنك رؤية قائمة الأعضاء الموجودين في الموضوع، حيث يمكنك إضافة أو حذف أي عضو.

كيف تستخدم المواضيع لإدارة الفريق؟

يمكن استخدام المواضيع في تيليجرام لإدارة فريق العمل، إليك بعض الأمثلة:

قم بإنشاء مواضيع منفصلة لكل مشروع أو قسم في فريقك، مثل مواضيع للتسويق أو المبيعات أو التصميم أو التطوير أو دعم العملاء. بهذه الطريقة، يمكنك التأكد من إمكانية تواصل أعضاء الموضوع مع بعضهم في حال الحاجة لذلك.
استخدم المواضيع لمشاركة المعلومات أو الملفات أو الدردشة مع أعضاء الفريق. على سبيل المثال، للإعلان عن أهداف أو مواعيد نهائية أو إنجازات جديدة، ومشاركة التقارير أو المستندات أو العروض التقديمية.
استخدم المواضيع لإنشاء مهام أو أحداث لأعضاء الفريق، مثل تعيين المهام والمسؤوليات أو تذكيرات أو مواعيد نهائية أو جدولة الاجتماعات.
استخدم المواضيع لتقديم الملاحظات أو الاقتراحات لأعضاء فريقك، مثل مدح الأعضاء أو تقديرهم أو تقديم التوجيهات أو المشورة أو طلب تحسينات أو تغييرات.
استخدم الميزات والأدوات المتوفرة في المواضيع لتعزيز التواصل والتعاون بين أعضاء فريقك، مثل الرسائل المثبتة لتسليط الضوء على المعلومات أو الإعلانات المهمة، والردود للإشارة إلى الرسائل السابقة.

نصائح مفيدة لاستخدام المواضيع

لاستخدام المواضيع في تيليجرام بشكل فعال، إليك بعض النصائح العامة:

ضع قواعد واضحة لمواضيعك. يمكنك تحديد غرض كل مجموعة فرعية، وتحديد أدوار ومسؤوليات كل عضو.
شجع أعضاء فريقك على المشاركة. قم بدعوتهم للتعليق أو تقديم اقتراحات، واعترف بإسهاماتهم التي قدموها وانشر تعليقات إيجابية.
لا تقم بإنشاء المواضيع إلا إذا احتجت إليها. سيؤدي إنشاء الكثير من المواضيع إلى تشتيت انتباهك وإضاعة بعض الوقت في التنقل بينها.
لتقليل التشتيت أثناء العمل والحاجة إلى فتح الهاتف المحمول، استخدم برنامج تيليجرام على الحاسوب أو ميزة تيليجرام ويب لتتمكن من الوصول إلى كل محادثاتك ومجموعات الرئيسية والمواضيع.