شارك
الرئيسية
6 دقيقة
بصفتك مديراً، فأنت مسؤول عن قيادة فريقك وتحفيزه وتطويره، والأهم إدارته بكفاءة لتحقيق الأهداف التي وضعتها الشركة، خاصة إذا كان أفراد فريقك كلّهم أو معظمهم يعملون عن بُعد ومن مناطق زمنية مختلفة. وهنا، تظهر التكنولوجيا كأداة محورية قادرة على إحداث نقلة نوعية في أساليب التعاون ورفع مستويات الكفاءة والإنتاجية للفريق.
السؤال الذي يطرح نفسه: كيف يمكن للمدير استثمار الإمكانات الهائلة للتكنولوجيا لخدمة فريقه؟ وما هي أبرز الأدوات التي يمكن الاعتماد عليها لتحقيق هذه الغاية؟
7 من أبرز التحديات التي تواجه إدارة الفِرق في الشركات
على الرغم من الأهمية الكبرى التي تنشأ من الإدارة الفعّالة للفِرق وانعكاسها على نجاح الشركة وتحقيق أهدافها، فإن إدارة الفِرق بحد ذاتها بالنسبة للمدراء تُواجه بالعديد من التحديات المتعددة في ظل بيئة أعمال ديناميكية ومتسارعة منها:
- انهيار التواصل: يُعدُّ التواصل الفعّال أمراً بالغ الأهمية لنجاح الفريق أولاً ونجاح الشركة ثانياً، ومن ثَمَّ فقد يؤدي ضعف التواصل إلى سوء الفهم والأخطاء والصراعات.
- انعدام الثقة: تعتبر الثقة بين أفراد الفريق أنفسهم وبين مدرائهم المباشرين ركيزة أساسية لنجاح أي فريق، وانعدامها أو عدم وجودها يمكن أن يؤدي إلى انخفاض الحافز والتأثير في أهداف الشركة ونتائجها.
- ظهور النزاعات: تُعدُّ الخلافات أمراً لا مفر منه في أي فريق، ولكن يكمن التحدي في كيفية تعامل المدراء معها وحلها، إذ يمكن أن تؤدي النزاعات التي لا تُحل إلى نشوء بيئة عمل سامة، ما يقلّل الروح المعنوية والإنتاجية.
- تحفيز الموظفين ومشاركتهم: في بعض الأحيان قد يكون الحفاظ على مشاركة أعضاء الفريق وتحفيزهم على المدى الطويل أمراً صعباً، إذ يمكن أن يؤدي إلى انخفاض الإنتاجية وزيادة دوران الموظفين.
- إدارة الوقت: تمثّل إدارة الوقت بفاعلية، بما في ذلك التنسيق والتفويض وتحديد الأولويات، تحدياً كبيراً لمدراء الفِرق، كما يُمكن أن تؤدي المواعيد النهائية غير الواقعية إلى التوتر وعدم الالتزام بالمواعيد النهائية وتحقيق الأهداف.
- التفويض: يُعدُّ توزيع المسؤوليات بفاعلية دون زيادة العبء أو تثبيط عزيمة أعضاء الفريق مهارة مهمة لأي مدير ناجح يتطلب منه العمل على تطويرها بانتظام.
- غياب الوضوح والرؤية: عندما لا يفهم أعضاء الفريق الأهداف أو كيفية مساهمة عملهم في نجاح الشركة أو تحقيق أهدافها، فقد يؤدي ذلك إلى نقصٍ في الشعور بالمسؤولية والتحفيز.
اقرأ أيضاً: ما هي أكبر الشركات التي تدور بينها منافسات شرسة بسبب الذكاء الاصطناعي؟
كيف يمكنك استخدام التكنولوجيا بفاعلية لإدارة فريقك؟
يُعدُّ استخدام التكنولوجيا أمراً أساسياً لإدارة الفرق الحديثة، إذ يُمكّن القادة من بناء فِرق أكثر كفاءة وتماسكاً وإنتاجية. وإليك كيفية استخدام أبرز الأدوات التكنولوجية لتطوير عمليات فريقك:
أدوات تنسيق المشاريع وإدارة المهام
تُستخدم أدوات تنسيق المشاريع وإدارة المهام لتسهيل تخطيط المشاريع وتنفيذها ومتابعتها بكفاءة، وتساعد على تنظيم العمل وتبسيط التواصل وتحسين التعاون، ما يؤدي في النهاية إلى نتائج أفضل لفِرق العمل.
فوائدها:
- يُمكن للجميع الاطلاع على مهام العمل المسندة إليهم والمواعيد النهائية والتقدم المُحرز، ما يُعزّز المساءلة.
- يُمكن للمدراء متابعة حالة المهام والمشاريع، ما يُتيح التدخل في الوقت المناسب عند الحاجة.
- تُساعد معرفة المهام المسندة لأعضاء الفريق والجداول الزمنية الواضحة على ضمان الوفاء بالمسؤوليات.
أبرز الأدوات التي يمكنك استخدامها:
- مايكروسوفت بروجيكت Microsoft Project: يوفّر عروضاً شبكية ولوحات لإدارة الموارد، ويتميز بكفاءته في إعادة جدولة المهام الديناميكية وإعداد التقارير التفصيلية.
- آسانا Asana: يُتيح لمدراء الفِرق إنشاء المهام وتحديد المواعيد النهائية وتوزيع المسؤوليات وتتبع التقدم من خلال القوائم واللوحات والجداول الزمنية.
- تريلو Trello: يستخدم نظامَ لوحات قائماً على البطاقات ويتميز بالبساطة والوضوح البصري العالي، ويعتبر مناسباً للفِرق الصغيرة أو المشاريع البسيطة؛ حيث يسمح للأعضاء بنقل المهام عبر مسارات عمل قابلة للتخصيص والتعاون الفوري.
اقرأ أيضاً: كيف تسهم التكنولوجيا في تصميم هيكل تنظيمي وثقافة مؤسسية أكثر كفاءة؟
أدوات تعزيز التواصل والتعاون
تُعدُّ من أبرز الأدوات وأهمها وعنصراً أساسياً في نجاح إدارة الفريق، لا سيما في بيئات العمل عن بُعد والعمل الهجين، وتعمل على:
- توفير تفاعل سلس بين أعضاء الفريق بغض النظر عن موقعهم الجغرافي لإجراء مناقشات آنية وتقديم ملاحظات فورية وتوضيح المشكلات بسرعة.
- تسهيل الوصول إلى المعلومات المهمة لأعضاء الفريق كافة، ما يقلّل تكرار العمل وسوء التواصل ويدعم اتخاذ القرارات القائمة على البيانات.
- التعاون من أي مكانٍ بين أعضاء الفريق ومحاكاة التفاعلات الاجتماعية الموجودة في بيئات المكاتب التقليدية.
أبرز الأدوات والبرامج التي يمكنك استخدامها:
- رينغ سينترال RingCentral: منصة اتصالات موحدة مدعومة بالذكاء الاصطناعي توفّر خدمات الصوت والمراسلة ومؤتمرات الفيديو ومشاركة الملفات وإدارة المهام، وتتميز بقدرتها على أتمتة سير العمل وتحسين عملية اتخاذ القرارات.
- سلاك Slack: تتميز بغرف الدردشة (القنوات) العامة والخاصة والمراسلة المباشرة وسجل الرسائل القابل للبحث ومجموعة واسعة من عمليات التكامل مع تطبيقات الجهات الخارجية الشائعة.
- مايكروسوفت تيمز Microsoft Teams: منصة شاملة تدمج الدردشة ومؤتمرات الفيديو ومشاركة الملفات وتحرير المستندات في الوقت الفعلي، وتوفّر للفِرق إمكانية تخصيص مساحات العمل والوصول إلى الملفات في الوقت الفعلي.
اقرأ أيضاً: 20 برنامجاً يجب أن يعرفها كل موظف إداري
أدوات تتبع الوقت وإدارته
توفّر أدوات تتبع الوقت للمدراء رؤية واضحة لكيفية قضاء أعضاء الفريق ساعات عملهم، ما يزيد الإنتاجية والمساءلة وتحديد أوجه القصور ومعالجتها بسرعة.
- تنتج أدوات تتبع الوقت بيانات قيمة بمرور الوقت يمكن للمدراء استخدامها لاتخاذ قرارات مدروسة وتحسين استراتيجياتهم ووضع جداول زمنية واقعية للمشاريع.
- تُقدّم رؤى آنية حول تقدم المشاريع، ما يُمكّن المدراء من مقارنة الوقت الفعلي المستغرق بالتقديرات المخطط لها ويساعد في الحفاظ على المشاريع ضمن الميزانية والجدول الزمني.
- تساعد أدوات تتبع الوقت على توزيع أفضل للمهام وتحسين الكفاءة وضمان توفير العدد الكافي من الموظفين في المشاريع والالتزام بالمواعيد النهائية دون إرهاق أعضاء الفريق.
أبرز الأدوات والبرامج التي يمكنك استخدامها:
- ميم تايم Memtime: يركّز على تتبع الوقت تلقائياً ويسجّل الأنشطة دون إدخال يدوي ويُعدُّ مناسباً لأعضاء الفريق الذين يرغبون في اتباع نهج غير تدخلي لتتبع ساعات عملهم.
- تراكينغ تايم TrackingTime: يوفّر نهجاً مرئياً لتتبع الوقت، ما يسهّل رؤية كيفية توزيع الوقت على المشاريع والمهام، وهو مفيد بشكلٍ خاص للفِرق التي تُقدّر التمثيل المرئي للبيانات.
- تايم دكتور Time Doctor: يجمع بين تتبع الوقت ومراقبة الإنتاجية ويوفّر ميزات مثل تنبيهات التشتيت ولقطات الشاشة وتقارير مفصّلة، ويُعدُّ مناسباً بشكلٍ خاص للفِرق الهجينة والفِرق العاملة عن بُعد.
اقرأ أيضاً: 10 أدوات من جوجل لا غنى عنها في التجارة الإلكترونية
أدوات اتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات
تُمكّن أدوات اتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات مديري الفرق من اتخاذ قرارات أكثر استنارة وثقة بالاستناد إلى رؤى آنية وأدلة ملموسة بدلاً من الاعتماد فقط على الحدس أو الخبرة السابقة، وتساعد هذه الأدوات على:
- تبسيط عملية اتخاذ القرار ما يساعد المدراء على تحليل مؤشرات الأداء الرئيسية بسرعة ومواءمة إجراءات الفريق مع الأهداف التنظيمية الأوسع.
- مع إمكانية الوصول إلى بيانات واضحة وقابلة للتحقق، يمكن للمدراء تعزيز ثقافة المساءلة داخل فِرقهم، ما يسهّل تحديد أفضل الموظفين أداءً ومعالجة الجوانب التي تحتاج إلى تحسين.
- من خلال المراقبة المستمرة للاتجاهات والاختلالات، يمكن للمدراء توقع التهديدات المحتملة والحد من المخاطر قبل تفاقمها.
أبرز الأدوات والبرامج التي يمكنك استخدامها:
- جوجل داتا ستوديو Google Data Studio: القدرة على تحويل البيانات الخام إلى لوحات معلومات وتقارير تفاعلية قابلة للمشاركة والتكامل مع منتجات جوجل الأخرى والتعاون الفوري بين الفرق.
- تريند ماينر TrendMiner: يمكّن المدراء من تحليل بيانات السلاسل الزمنية دون الحاجة إلى معرفة برمجية متعمقة، وتستخدم خوارزميات متقدمة لمراقبة العمليات والتنبؤ بالأداء المستقبلي، ما يساعد على تحسين الكفاءة واكتشاف أي خلل.
- ميني تاب Minitab: يوفّر خوارزميات تعلم آلي قوية للتصنيف والتنبؤ، ويوفّر رؤى عميقة من خلال أساليب إحصائية متقدمة، وهو سهل الاستخدام للمدراء الذين لا يمتلكون مهارات برمجية قوية.
اقرأ أيضاً: إليك كيفية إدارة اشتراكاتك عبر خدمات الإنترنت بسهولة
أدوات مشاركة المستندات وإدارة الملفات
تُعدُّ من أهم الأدوات لفِرق العمل، إذ تُعزّز التعاون والإنتاجية والتنظيم داخل الفِرق بشكلٍ كبير من خلال القدرة على التعاون الفوري وتوفير إمكانية الوصول في أي وقتٍ ومن أي مكان، والتقليل من النفقات الإدارية، وتعزيز كفاءة الفريق، وهي تساعد على:
- إتاحة التحرير الفوري للمستندات والتعليق والإشعارات، ما يبسّط عملية تلقي الملاحظات ويؤدي إلى تقليل الحاجة إلى تبادل رسائل البريد الإلكتروني أو الاجتماعات المطولة.
- وجود ميزات مثل وضع العلامات وإدارة الأذونات يضمن وصول الأشخاص المناسبين إلى المستندات المناسبة، ما يسهّل سير العمل واتخاذ القرارات بشكلٍ أسرع.
- أعضاء الفريق يمكنهم العمل على المستندات في أي وقت، ما يساعد على تقدم المشاريع ويُتيح للمدراء التركيز على المهام الأكثر أهمية بدلاً من المتابعات الإدارية.
أبرز الأدوات والبرامج التي يمكنك استخدامها:
- جوجل درايف Google Drive: منصة تُتيح لفِرق العمل تخزين المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية ومشاركتها والتعاون فيها، وتتميز بقدرتها على التكامل مع منتجات جوجل الأخرى وميزاتها التعاونية.
- دروب بوكس للأعمال Dropbox Business: تتميز ببساطتها وسهولة استخدامها وتوفّر ميزات متقدمة مثل مزامنة الملفات عبر الأجهزة والتعاون في الملفات والوصول دون اتصال بالإنترنت، وتتكامل مع العديد من تطبيقات الجهات الخارجية.
- إيغنايت Egnyte: برنامج يركّز على فِرق العمل التي تحتاج إلى تحكم دقيق في مشاركة الملفات ويوفّر ميزات أمان وامتثال متقدمة وتكاملاً مع واجهات برمجة التطبيقات، وهو مناسب لفِرق العمل التي تتعامل مع بيانات سرية وتحتاج إلى ضوابط وصول قوية.
اقرأ أيضاً: 10 اتجاهات للتكنولوجيا عام 2025 على الجميع الاستعداد لها
كيف يمكنك إدارة فريقك بفاعلية وكفاءة؟
- حدّد أهدافاً واقعية وقابلة للتنفيذ وقابلة للقياس وتواصل مع أعضاء فريقك بانتظام بشأن هذه الأهداف وتحديد مواعيد لمراجعة التقدم وتحسين مؤشرات الأداء الرئيسية.
- شجّع ثقافة الابتكار من خلال دمج التقنيات والمنهجيات الجديدة مثل الأدوات المدعومة بالذكاء الاصطناعي للعصف الذهني والنماذج الأولية.
- ادعم التعلم المستمر من خلال التدريب وتطوير المهارات مع ضمان مواكبة فريقك للتوجهات والأدوات الرقمية الجديدة.
- مكّن أعضاء الفريق من تنظيم أنفسهم واتخاذ القرارات وإزالة المعوقات لاتخاذ القرارات الصائبة وامنحهم الاستقلالية في التنفيذ.
- استثمر في الأدوات والتقنيات المناسبة وقيّم مجموعة الأدوات الرقمية التي تستخدمها وتطوّرها حسب الحاجة.
- أعطِ الأولوية للتواصل والتعاون من خلال استخدام أدوات التواصل الرقمية لتسهيل التخطيط وتفويض المهام وتقديم الملاحظات.