5 أسباب لفشل مبادرات أتمتة الأعمال وكيفية تجنبها

تسعى الشركات اليوم إلى الاستفادة من الأتمتة ليس فقط لتقليل التكاليف، بل أيضاً لتعزيز الكفاءة التشغيلية وتحقيق سرعة أكبر في تنفيذ المهام والاستجابة لاحتياجات العملاء. ومع ذلك، فإن كثيراً من هذه المبادرات لا تحقق النتائج المرجوة، إذ تصطدم بتحديات تنظيمية وتقنية تجعل العائد أقل من المتوقع. ومن واقع خبرة الشركات العالمية، يتضح أن هناك عوامل متكررة تؤدي إلى فشل مبادرات الأتمتة. في هذا المقال، نستعرض 5 أسباب رئيسية تحدث عنها دينيش نيرمال، وهو المدير العام للبيانات والذكاء الاصطناعي والأتمتة في شركة آي بي إم IBM الأميركية.

1. التركيز على العمليات المعطلة أو سيئة التنفيذ

إن التركيز على تحسين العمليات المعطلة أو سيئة التنفيذ من خلال الأتمتة يعني أن احتمال النجاح سيكون منخفضاً حتى قبل البدء بالتنفيذ. مثل هذه العمليات لا يحتاج إلى أتمتة بل إلى إعادة تقييم وهيكلة شاملة.

لذلك، فإن الخطوة الصحيحة لبدء الأتمتة تكمن في إجراء تقييم شامل للعمليات كلها داخل الشركة، يتبعه قياس دقيق لأدائها وفق مؤشرات واضحة، هذا يساعد على تحديد العمليات الأكثر قابلية للاستفادة من الأتمتة وتحقيق أثر ملموس في الكفاءة والنتائج.

2. عدم الاختبار قبل التنفيذ

عدم إجراء الاختبارات قبل التنفيذ يعد من أبرز أسباب فشل مبادرات الأتمتة، إذ إن الاكتفاء بالتفكير النظري دون التحقق العملي يجعل الشركة عرضة لاكتشاف المشكلات بعد التطبيق الفعلي، وهو ما يزيد التكاليف ويضعف ثقة الفرق العاملة.

لذلك، يعد التحليل المسبق والتخطيط الدقيق وتحديد الأولويات ضرورة أساسية قبل الاستثمار في الأتمتة. ويشترط للتنفيذ الناجح إجراء اختبارات شاملة ومحاكاة مكثفة للعمليات المعدلة، بما يتيح الكشف عن التحديات المحتملة وتقدير أثر التغييرات في الأداء العام. كما ينبغي أن تبنى قرارات الشركة وأولوياتها على توقعات واضحة للعائد الاستثماري، تستخلص هذه التوقعات من تحليلات دقيقة تضمن رؤية واقعية للنتائج قبل التنفيذ الفعلي.

3. أتمتة المهام بدلاً من العمليات بأكملها

أتمتة المهام بدلاً من العمليات بأكملها قد يحقق تحسينات محدودة في الإنتاجية، إذ إن التركيز على المهام المتكررة والروتينية يسهم في تقليل الجهد المباشر للعامل أو الموظف، لكنه لا يحدث تحولاً جوهرياً في الأداء العام للشركة. المكاسب الحقيقية تظهر عند إعادة تصميم شاملة لتجارب الموظفين والعملاء في دورة العمل كاملة.

بدلاً من الاكتفاء بأتمتة مهام مفردة، يجب تقييم العمليات كاملة والمهام كلها التي تتضمنها، ثم التفكير في حلول أتمتة تشمل العمليات كافة.

4. عدم مراقبة النتائج

إن الاكتفاء بأتمتة العمليات وتنفيذها دون قياس الأثر والنتائج يحرم الشركة من فرص التحسين المستمر. فالمراقبة بعد النشر تتيح مقارنة أداء العمليات بمؤشرات الأداء الرئيسية المحددة مسبقاً، وتضمن التحقق من الأهداف الموضوعة.

لذلك، قبل البدء بأي أتمتة، يجب وضع توقعات واقعية للنتائج، وفي أثناء تنفيذ الأتمتة، يجب مراقبة الأداء وتقييمه وتحسين الأتمتة لضمان تحقيق تلك التوقعات.

5. الافتقار إلى المهارات اللازمة

لقد أصبح توفر الكفاءات المتخصصة في هذا المجال عامل الخطر الأكبر لفشل مبادرات الأتمتة في الشركات. فالموظفون الذين يمتلكون الخبرة في التعامل مع أدوات مثل تقييم المهام والعمليات وتحليل البيانات وأتمتة العمليات وقياس الأداء نادرون، وهذا يحد من قدرة الشركات على تطبيق الأتمتة والتوسع بها في المستقبل.

للتغلب على هذا العائق، ينبغي توظيف أشخاص لديهم خبرة في هذه المجالات والتعاون معهم لتدريب بقية الموظفين على تطبيق الأتمتة.

هذه الأسباب الخمسة تبين أن نجاح مبادرات الأتمتة لا يعتمد فقط على توفير الأدوات والتقنيات، بل على الخبرة العملية والرؤية الشاملة. وتبرز أهمية استشارة الخبراء المتخصصين في مجال الأتمتة ممن يمتلكون تجارب ناجحة للمساعدة على التنفيذ وتجنب الأخطاء الشائعة. ويجب ألا ننسى أهمية تدريب الموظفين، فالجمع بين الخبرة المتخصصة والمشاركة الفاعلة للموظفين يشكل أساساً متيناً لتطبيق الأتمتة وتحقيق نتائج مستدامة تعود بالنفع على الشركة بأكملها.