مراقبة الأداء الذكي: أدوات تقنية تساعد المدراء على تتبع الإنتاجية بذكاء وشفافية

تشهد بيئات العمل الحديثة تحولاً نحو الاعتماد على أساليب الإدارة القائمة على البيانات، خصوصاً مع انتشار مفاهيم العمل عن بعد والهجين، إذ يستخدم المدراء الآن حلول المراقبة الذكية لضمان إنتاجية فرقهم. وتكشف تقارير أبحاث السوق أن المراقبة الرقمية للموظفين في تزايد مستمر، ففي عام 2025 يخضع نحو 71% من الموظفين للمراقبة الرقمية بزيادة قدرها 30% مقارنة بالعام السابق.

علاوة على ذلك، يستخدم نحو 80% من أصحاب العمل أدوات تتبع عبر الإنترنت، كما أفاد 68% من الموظفين في الولايات المتحدة بتعرضهم لشكل واحد على الأقل من أشكال المراقبة الرقمية خلال ساعات العمل. ويشير الانتشار الواسع لأدوات المراقبة إلى رغبة قوية لدى أصحاب العمل في مراقبة موظفيهم.

ولكن هذا يبرز تحدياً مهماً يتمثل في أن المراقبة قد تؤدي إلى نتائج عكسية وظهور حالة تعرف نفسياً باسم "تأثير تردد المراقبة"، حيث يمكن للمراقبة الكثيفة والمتكررة أن تبطئ من تقدم الموظف وتقلل إنتاجيته، كما أنها تعزز الشعور بالإدارة التفصيلية الذي يؤدي إلى تقويض الثقة بين الإدارة والموظفين.

يشكل هذا الوضع معضلة للشركات؛ فمن ناحية تسعى إلى مراقبة موظفيها لتحسين العمليات التشغيلية والإدارية، لكنها في الوقت نفسه قد تقوض معنوياتهم و إنتاجيتهم الإجمالية عند مراقبتهم بكثافة. هنا تظهر أنظمة مراقبة الأداء الذكية كحل متقدم يهدف إلى التغلب على هذه المعضلة، ليس عبر التجسس على الموظفين، بل من خلال استخدام تحليلات ذكية لتعزيز الإنتاجية والحفاظ على الثقة.

اقرأ أيضاً: تكنولوجيا مراقبة الموظفين: وسيلة لتعزيز الإنتاجية أمْ تهديد للخصوصية؟

ما هي أنظمة مراقبة الأداء الذكية؟ وكيف تختلف عن أنظمة المراقبة التقليدية؟

يعرف نظام مراقبة الأداء الذكي بأنه نظام يستخدم تقنيات الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي لقياس إنتاجية الموظفين، وعلى عكس أساليب المراقبة التقليدية مثل الجداول الزمنية اليدوية، فإن أدوات مراقبة الأداء الذكية تجمع بيانات مستمرة من المنصات الرقمية مثل التطبيقات ومنصات تتبع المهام وقنوات التعاون، وتحللها باستخدام تقنيات متقدمة.

الهدف النهائي لها هو تحويل المراقبة من إجراء عقابي محتمل إلى أداة تطويرية وبناءة، من خلال تحديد أنماط عمل الموظفين مثل انخفاض الإنتاج أو تأخير المواعيد النهائية وتحليلها بشكل منهجي لتوليد رؤى فورية تستخدم في التخطيط الاستراتيجي واتخاذ القرارات التي تفيد الموظفين والشركة على حد سواء.

5 من أبرز أدوات مراقبة الأداء الذكية لتعزيز إنتاجية الموظفين

1. أداة هاب ستاف Hubstaff

أداة لإدارة فرق العمل تجمع بين تتبع الوقت ومراقبة النشاط وإدارة المشاريع.

الميزات الرئيسية:

• تسجل ساعات العمل تلقائياً مع إمكانية أخذ لقطات شاشة وتتبع استخدام التطبيقات ومواقع الويب وقياس مستوى النشاط بناءً على استخدام لوحة المفاتيح والماوس.
•  تتيح للمدراء إمكانية تخصيص الأذونات، مثل إخفاء لقطات الشاشة أو جعلها غير واضحة، كما تمنح الموظفين القدرة على التحكم في وقت بدء التتبع وإيقافه.
•  توفر مميزات مثل التتبع الجغرافي واكتشاف وقت الخمول لضمان دقة سجلات الوقت، بالإضافة إلى تحليلات الإنتاجية المفصلة.
• تحقق توازناً بين المراقبة والثقة من خلال تقديم مميزات تحفيزية مثل شارات الإنجاز.

مناسب للشركات التي تحتاج إلى تتبع دقيق للوقت وتحليلات مفصلة للإنتاجية، مع إعطاء الأولوية لخصوصية الموظفين.

اقرأ أيضاً: اكتشف أهم أدوات الذكاء الاصطناعي التي تجعل تنفيذ المهام اليومية أسهل

2. أداة آكتيف تراك ActivTrak

مصممة لتقديم رؤى عميقة حول كيفية إنجاز المهام، من خلال تثبيت برنامج على جهاز الموظف لجمع البيانات.

الميزات الرئيسية:

• التقاط معلومات حول استخدام التطبيقات والمواقع الإلكترونية ووقت النشاط والخمول تلقائياً، بالإضافة إلى مؤشرات دقيقة مثل التبديل بين المهام واتجاهات التركيز.
• توفير تحليلات مفصلة لسير العمل ووقت تركيز الموظفين وتوزيع عبء العمل للمساعدة على تحسين الكفاءة وتحديد فرص التحسين.
• تقديم رؤى قيمة حول أنماط الإنتاجية للفرق العاملة عن بعد والفرق الهجينة دون الحاجة إلى المراقبة المباشرة بالتركيز على فهم النتائج وعادات العمل.
• تتضمن مساعداً افتراضياً يقدم رؤى شخصية وإرشادات سلوكية لكل من الموظفين والمدراء.

مناسب للشركات الكبيرة التي لديها فرق عاملة عن بعد، وخاصة تلك التي تسعى لفهم إجراءات العمل وتحديد أوجه القصور ومنع إرهاق الموظفين وتحسين الإنتاجية عموماً.

3. أداة تيرا مايند Teramind

يجب تثبيت البرنامج على كل جهاز كمبيوتر لمراقبة مجموعة واسعة من الأنشطة مثل استخدام التطبيقات ومواقع الويب ونقل الملفات وضغطات المفاتيح.

الميزات الرئيسية:

• توفر ميزات أمنية متقدمة للكشف عن التهديدات الداخلية ومنع فقدان البيانات وتحديد السلوكيات المشبوهة.
• يمكنها تتبع الاجتماعات عبر الإنترنت والوثائق المطبوعة مع فحص محتواها باستخدام تقنية التعرف الضوئي إلى الحروف.
• تقدم تقارير مفصلة يمكن تصفيتها وتخصيصها، مثل تقارير تقييم المخاطر بالإضافة إلى إشعارات فورية مبنية على قواعد سلوكية محددة مسبقاً.

مناسب للشركات العاملة في القطاعات الحساسة أو الخاضعة لرقابة صارمة مثل الرعاية الصحية والمالية والقطاعات الحكومية، كما أنها مثالية للشركات التي تحتاج إلى حلول مراقبة قابلة للتخصيص لتلبية متطلبات أمنية أو تشغيلية محددة.

اقرأ أيضاً: أدوات ذكاء اصطناعي يحتاج إليها الموظفون عن بُعد لزيادة إنتاجيتهم

4. أداة لاتيس Lattice

نظام متكامل وشامل مصمم لتطوير الموظفين، ويشمل ميزات مثل تقييم الأداء وتحديد الأهداف وتقديم الملاحظات ووضع خطط المسار الوظيفي.

الميزات الرئيسية:

• دمج الأهداف والحصول على ملاحظات مستمرة ودورات مراجعة أداء قابلة للتخصيص.
• التركيز على تعزيز مشاركة الموظفين من خلال استطلاعات الرأي ودعم الاجتماعات الفردية، ما يسهم في رفع الروح المعنوية والاحتفاظ بالموظفين.
• مساعدة المدراء على كتابة مراجعات أداء أكثر دقة وعدالة وتقلل التحيزات البشرية وتحدد اتجاهات الفريق الرئيسية لتحسين جودة الملاحظات.

مناسب للشركات المتوسطة والكبيرة والشركات الناشئة خاصة التي تعطي أولوية لتطوير موظفيها وتنمية ثقافة عمل قوية ومتفاعلة.

5. أداة فيسير Visier

منصة موحدة تجمع بيانات الموارد البشرية من مصادر مختلفة في نظام واحد وتقدم تحليلات متقدمة ورؤى عميقة للمساعدة على اتخاذ القرارات.

الميزات الرئيسية:

• تستخدم الأداة الذكاء الاصطناعي التوليدي والتحليلات التنبؤية لتقديم رؤى عميقة حول اتجاهات القوى العاملة المعقدة.
•  تجمع بيانات الموارد البشرية من مصادر متنوعة مثل كشوف المرتبات ما يوفر رؤية شاملة.
•  تدعم نمذجة سيناريوهات التخطيط التنبؤي وتقدم توصيات مبنية على البيانات في مجالات مثل استقطاب المواهب والاحتفاظ بالموظفين.
• تتضمن مساعد صوتي افتراضي يقدم إجابات فورية على الأسئلة، ما يسهل على مسؤولي الموارد البشرية الوصول إلى البيانات وتحليلها.

مناسب للشركات الكبيرة والمتوسطة خصوصاً التي لديها بيانات موارد بشرية معقدة ومتفرقة كما تعد خياراً مثالياً للشركات التي تحتاج إلى تحليلات قوية من أجل التخطيط الاستراتيجي للقوى العاملة واتخاذ القرارات المبنية على البيانات.

اقرأ أيضاً: أدوات ذكاء اصطناعي لتحسين اجتماعاتك الافتراضية على مختلف المنصات

ما هي أنواع البيانات التي تجمعها أدوات مراقبة الأداء الذكية عن الموظفين؟

تجمع أدوات مراقبة الأداء الذكية مجموعة متنوعة من البيانات وتحللها لتقديم رؤى شاملة وتشمل:

• مقاييس الأداء والمؤشرات الرئيسية: بيانات مرتبطة بشكل مباشر بإنتاجية الموظف مثل حجم الإنتاج ومعدلات إنجاز المشاريع وجودة المنتج والوقت المستغرق لإتمام المهام.
• بيانات النشاط: سجلات تفصيلية للتفاعلات الرقمية مثل المواقع والتطبيقات المستخدمة وأوقات تسجيل الدخول والخروج ومقارنة وقت النشاط بوقت الخمول.
•  أنماط التواصل والتعاون: تحليل الاتصالات الداخلية عبر منصات التعاون لتحديد أنماط التفاعل ومستوى الروح المعنوية للفريق.
• بيانات المشاريع والمهام: تتبع الوقت المستغرق في مهام محددة والتقدم في المشاريع وتخصيص الموارد والالتزام بالجداول الزمنية.
• القياسات الحيوية السلوكية: مراقبة حركات الماوس واستخدام لوحة المفاتيح لأغراض أمنية، مثل اكتشاف الأنشطة غير العادية أو استنتاج مستويات التركيز.
• البيانات المتعلقة بالأمن الرقمي: مراقبة الأنشطة المشبوهة، مثل محاولات الوصول غير المصرح بها أو نقل الملفات غير المعتاد التي قد تشير إلى خرق أمني.

اقرأ أيضاً: دليلك لاستخدام الذكاء الاصطناعي في التخطيط الاستراتيجي

كيف يمكن بناء الثقة ومنع شعور الموظفين بالمراقبة عند استخدام أدوات المراقبة الذكية؟

يعد منع الشعور بالمراقبة مهماً لنجاح اعتماد أدوات مراقبة الأداء الذكي وفاعليتها، فغياب آليات واضحة قد يقوض فوائد التحليلات المتقدمة بسبب قلق الموظفين وانخفاض معنوياتهم. ومن أهم الآليات التي ينبغي اتباعها لتعزيز الثقة إعطاء الأولوية للتواصل الواضح فيما يتعلق بتطبيق هذه الأنظمة في بيئة العمل.

بالإضافة إلى إتاحة خيارات تتيح للموظفين التحكم في البيانات والوصول إليها لبناء الثقة، مثل السماح لهم بالاطلاع على بياناتهم المجمعة وتوفير طرق لتقديم أي تفسيرات يعتقدون أنها غير دقيقة. علاوة على منحهم سيطرة مباشرة في بدء عملية التتبع وانتهائها، ما يضمن جمع البيانات خلال ساعات العمل المحددة.

من ناحية أخرى، ينبغي تطبيق ميزات تسجيل الدخول إلى أنظمة المراقبة لأشخاص محددين فقط مثل المدراء المباشرين أو قادة فرق العمل للحفاظ على خصوصية بيانات الموظفين، بالإضافة إلى تقليل استخدام المراقبة التطفلية للحد الأدنى لبناء الثقة وتخفيف قلق الموظفين.

أخيراً، ينبغي التركيز على الإنتاجية فقط، فبدلاً من الإدارة الدقيقة لكل تفصيل في نشاط الموظف، يمكن للمدراء الاستفادة من البيانات الواردة من أنظمة المراقبة الذكية للتركيز على تقييم النتائج لتعزيز الشعور بالمسؤولية والثقة، ما يساعد الموظفين على تحقيق الأهداف باستقلالية.

اقرأ أيضاً: تحذير من المدراء التنفيذيين: استخدم الذكاء الاصطناعي وإلا

ما هي المخاطر المحتملة عند الاعتماد المفرط على أدوات مراقبة الأداء الذكية؟

في حين أن أدوات مراقبة الأداء الذكية توفر مزايا كبيرة، إلا أن الاعتماد المفرط عليها دون وجود إشراف بشري مناسب واعتبارات أخلاقية قد يبرز العديد من المخاطر التي قد يتجاوز تأثيرها الموظف ليهدد مرونة الشركة وفاعليتها عموماً.

كما أن تجاوز الحكم البشري باستمرار قد يقلص من مهارات المدراء وقدراتهم على التفكير النقدي، ما قد يجعل الشركة هشة وأقل قدرة على التكيف عند مواجهة تحديات جديدة وغير نمطية قد لا يكون الذكاء الاصطناعي بطبيعته قادراً على التعامل معها.

علاوة على ذلك قد يؤدي إلى ظهور موظفين غير منخرطين يفتقرون إلى الإبداع، ما يضعف في نهاية المطاف الإنتاجية والكفاءة اللتين تهدف أدوات مراقبة الأداء الذكية إلى تعزيزهما. يؤكد هذا الحاجة الملحة إلى شراكة متوازنة بين الإنسان والذكاء الاصطناعي، بحيث يعزز الذكاء الاصطناعي عملية صنع القرار والقيادة البشرية بدلاً من توجيهها.