كيف تسهم أتمتة المكاتب في تحسين جودة الأعمال وإنتاجيتها؟

يتجه أصحاب الأعمال إلى أتمتة المكاتب لما لها من أهمية في تحسين العمليات التجارية وتقليل التكاليف وزيادة الإنتاجية، فما هي أتمتة المكاتب التي تعود على الأعمال بهذه الفوائد وكيف يمكن تطبيقها؟

ما هي أتمتة المكاتب؟

يُقصد بأتمتة المكاتب أو التشغيل الآلي للمكاتب، استخدام الحواسيب والأجهزة والبرامج والعمليات التي تعمل على أتمتة المهام في الأعمال. وتتضمن جمع المعلومات وإنشاءها وتخزينها وتعديلها ومشاركتها رقمياً.

الغرض من أتمتة المكاتب، ترك المهام المتكررة والتي تتطلب بذل جهد كبير وإضاعة وقت طويل من الموظفين، لتقوم بها الأجهزة الذكية والحواسيب، بحيث يمكنهم التركيز على مهام أخرى أكثر أهمية، ما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية.

كيف تُطبق أتمتة المكاتب؟

عندما يتخذ صاحب العمل قراراً بأتمتة المكاتب في مؤسسته يجب عليه أولاً تحديد ما الذي يريد أتمتته، وما الأداة المناسبة لهذا العمل، وعند البحث يجب اختيار أداة تتمتع بميزات مثل:

المساعدة على تسهيل سير العمل.
التوافق مع الأجهزة المحمولة.
التكامل مع برامج الأتمتة الأخرى.
توفير تحليلات بناء على بيانات الأعمال اليومية، وإنشاء تقارير داخلية.
التحكم في الوصول إليها لضمان أمن البيانات.
توفير التدريب المناسب للموظفين لمساعدتهم في فهم عمل الأداة جيداً.

تطبيقات أتمتة المكاتب

تتركز معظم أنظمة إدارة المكاتب على واحدة من الفئات الأساسية التالية:

تخزين المعلومات وتسجيلها على شكل نماذج ومستندات وملفات وصور وجداول بيانات.
تبادل البيانات في الوقت الفعلي، مثل أجهزة الفاكس أو رسائل البريد الإلكتروني.
الاتصال وإدارة البيانات بين الأطراف المختلفة بسهولة.

تندرج تحت هذه النقاط العديد من المهام التي يمكن الاعتماد على أتمتة المكاتب في تنفيذها، وهذه بعض الأمثلة عن هذه المهام:

مهام المالية والميزانية.
إدارة المشروع والمهام المتكررة والبسيطة.
أتمتة مكتب الاستقبال والمحاسبة.
أتمتة الجداول الزمنية وجدولة المواعيد تلقائياً.
بروتوكولات الأمان، ومنح أو رفض الوصول إلى المنشأة عن بُعد.
مشاركة رسائل البريد الإلكتروني والمستندات.
عمليات التوظيف وتجهيز العقود.
تدريب الموظفين.
الاتصال الداخلي والخارجي.
التحليلات والتقارير وجمع البيانات وتنظيمها.
إدارة غرف الاجتماعات.
الحجز المكتبي.

ويزداد طول هذه القائمة باستمرار يوماً بعد يوم.

مزايا أتمتة المكاتب

تحسّن أتمتة المكاتب جودة الأعمال، وذلك بسبب إضافاتها المميزة للعمل، فهي:

تقلل الجهد اليدوي في إنجاز المهام، وتزيد من راحة الموظفين وسعادتهم، وبالتالي يصبحون أكثر إنتاجاً.
تحسّن عائد الاستثمار للشركة، وذلك عن طريق توظيف موظفين يعملون بوظائف تؤثر بشكلٍ مباشر على عائد استثمار الشركة، وأتمتة أعمال موظفين آخرين كموظفي الاستقبال.
تؤدي إلى تفاعل المستخدمين، ما يؤدي بدوره إلى تحسين رضا العميل.
تقلل من الأخطاء البشرية واليدوية.
تعزز الشفافية.
تساعد في اتخاذ قرارات أفضل بناء على البيانات.