لوحات كانبان أم مخططات غانت؟ دليلك لاختيار الأداة المثالية لإدارة مهامك

مهما كان نوع المشاريع أو الأعمال التي تعمل عليها، فإن تتبع سير العمل بشكل مرئي سيوفر الكثير من الميزات؛ كتحديد الجداول الزمنية النهائية وأماكن اختناقات العمل وكيفية حلها، بالإضافة إلى صورة واضحة عن معدل الإنجاز.

وعلى الرغم من أن الأداتين اللتين نتناولهما اليوم ليستا حديثتين، لكنهما مثلتا حجر أساس للكثير من تطبيقات تتبع العمل اللاحقة. فتاريخ استخدام لوحات كانبان يعود إلى عام 1963 في قسم التصنيع بشركة تويوتا موتور. هناك، عمل تاتشي أونو على المبادئ الأساسية لطريقة كانبان، التي تضمنت بطاقات كانبان كإشارة مرئية تساعد على التحكم في تدفق الأجزاء عبر سلسلة التوريد. كما أن مخططات غانت تعود إلى تسعينيات القرن التاسع عشر، حين ابتكرها المهندس البولندي كارول آدامييكي، الذي أصبح مهتماً بطرق الإدارة بعد عمله في مصانع الصلب جنوب بولندا، وبعد مرور 15 عاماً على آدمييكي، ابتكر هنري غانت، المهندس الأميركي ومستشار إدارة المشاريع، نسخته الخاصة من الرسم البياني، التي أصبحت معروفة على نطاق واسع وشائع. واليوم، تتكامل الأداتان مع متطلبات العمل الحديثة مدعومتين بنماذج الذكاء الاصطناعي.

في هذا المقال سنتعرف إلى لوحات كانبان ومخططات غانت وكيفية استخدامهما وتوصيات باستخدام إحداهما دون الأخرى وفقاً لمتطلبات العمل.

ما هي لوحات كانبان؟

لوحات كانبان هي أداة بصرية ذكية تستخدم لإعطاء نظرة شاملة عن حالة العمل الحالية داخل الفريق، وتبسيط التواصل بين أعضائه. تعد هذه اللوحات جزءاً أساسياً من منهجية كانبان التي تهدف إلى تحسين العمليات التجارية بشكل مستمر وزيادة الإنتاجية من خلال تصور سير العمل وإزالة الفوضى في مكان العمل.

كيف تعمل لوحات كانبان؟

تعتمد لوحات كانبان على تقسيم سير العمل إلى خطوات محددة تمثلها أعمدة على اللوحة. تكتب المهام أو عناصر العمل على بطاقات (عادة ملاحظات لاصقة ملونة) وتوضع في العمود الذي يمثل المرحلة الحالية لكل مهمة. تتحرك هذه البطاقات من اليسار إلى اليمين مع تقدم العمل، حيث تمثل الأعمدة مراحل مثل: "المهام الجديدة"، "قيد التنفيذ"، و"مكتملة"، كما يمكن استخدام ألوان مختلفة للبطاقات لتمييز أنواع المهام، وصفوف أفقية swimlanes لتنظيم فرق العمل المختلفة على اللوحة نفسها. تُفرض حدود على عدد المهام في بعض الأعمدة (حدود العمل الجاري WIP) لضمان سير العمل بسلاسة ومنع تراكم المهام.

كيف تعد لوحات كانبان؟

قبل البداية، تعطي لوحة كانبان خيارات التجربة، مدفوعة (للشركات والفرق) أو مجانية، وفي حالة تجربتنا، تمت على النسخة المجانية لأغراض التوضيح، كما يمكن إضافة زميل أو زملاء العمل في أثناء الإعداد.

مثل خطوات سير العمل: لإنشاء لوحة كانبان، قسم سير العمل من لحظة البدء إلى الانتهاء إلى خطوات مميزة على لوح أبيض قد يكون رقمياً أو مادياً، وارسم عموداً لكل خطوة.
حدد أنواع العمل التي تقوم بها: قد تكون هذه، على سبيل المثال، طلبات العملاء أو طلبات الدعم أو مهام الصيانة. خصص لكل منها لوناً مميزاً، واحصل على مجموعة من لصاقات الملاحظات بهذه الألوان.
دون المهام على بطاقات وضعها على اللوحة: دون كل مهمة تعمل عليها على لصاقة منفصلة مرمزة بالألوان، وضعها على اللوحة في العمود المخصص لها. يجب أن يمثل ترتيب البطاقات في كل عمود الأولوية النسبية، بحيث تكون الأكثر إلحاحاً في الأعلى.
ابدأ العمل على لوحة كانبان: ابدأ العمل على المهام بدءاً من الأعلى. عندما تكون المهمة جاهزة للانتقال إلى العمود التالي، ضعها في أسفله. ستساعد هذه الطريقة في الحفاظ على تدفق العمل على لوحتك.
حسن سير العمل: يرتكز نظام كانبان على الحفاظ على سير عمل منتظم وعالي الجودة. باستخدام لوحتك، ستتمكن من الاطلاع على حالة العمل وتحديد أي مشكلات أو اختناقات فوراً. يجب ألا يتأخر أي عنصر عمل، وألا تثقل الأعمدة بالمهام. أبسط طريقة لضمان سير العمل المنتظم هي الحد من العمل الجاري.

ملاحظة: الحد من العمل الجاري Limiting Work In Progress أو WIP limit يعني تحديد سعة عمود في لوحة كانبان. على سبيل المثال، قد تقرر عدم العمل على أكثر من عنصرين في آنٍ واحد. لذا بمجرد وجود أكثر من عنصرين في عمود واحد، يتوقف عن قبول عناصر جديدة بحيث تركز جهودك كلها على إنجاز عنصر واحد على الأقل من هذا العمود المكتظ أولاً. يساعد تحديد العمل قيد التنفيذ على التحكم في عدد العناصر غير المكتملة لديك قبل قبول عناصر جديدة.

مثال:

لنفترض أننا نريد تنظيم عملية الكتابة والنشر باستخدام لوحات كانبان، سيكون سير العمل وفق التالي:

1- على ورقة بيضاء أو لوح نحدد سير العمل وليكن كالتالي: مقالات جديدة، مسودة المقالات، مقالات مدققة، مقالات منشورة.

2- ننشئ لوحة كانبان بالذهاب إلى الموقع الإلكتروني: https://kanbantool.com/signup/new

3- نعطي اللوحة اسماً ونحدد عدد الأعمدة المطلوبة وأسماءها.

4- نحدد الألوان المطلوبة لكل من الإسنادات الافتراضية والعاجلة (اخترت الأخضر للعادية والأحمر للعاجلة).

5- نختار خلفية للوحة العمل.

6- نختار بطاقات للبداية.

7- ستبدو اللوحة كما في الشكل.

يمكن إرفاق مستندات بالبطاقة ودعوة زميل إلى العمل عليها وتحديد موعد نهائي ووصف كما هو موضح.

كما تتميز لوحات كانبان بإمكانية تصدير البطاقات أو استيرادها، وتكامل من حزمة أدوات جوجل، والإعداد مع أوامر الذكاء الاصطناعي.

ما هي فوائد استخدام لوحات كانبان؟

تحسين إدارة العمل: رؤية واضحة لحالة كل مهمة تساعد على تنظيم العمل بشكل أفضل.
تعزيز التعاون بين أعضاء الفريق: تسهيل التواصل ومشاركة المعلومات بين أعضاء الفريق في الوقت الحقيقي.
زيادة الإنتاجية: من خلال تقليل الفوضى وتركيز الجهود على المهام ذات الأولوية.
تحديد الاختناقات والمشكلات بسرعة: يمكن رؤية الأعمدة المزدحمة أو المهام المتأخرة فوراً لاتخاذ إجراءات تصحيحية.
سهولة التكيف: يمكن تخصيص اللوحات لتناسب احتياجات الفريق أو المشروع.
دعم العمل عن بعد: اللوحات الرقمية تسمح للفرق الموزعة بالتعاون بفاعلية.
توفير بيانات وتحليلات: بعض اللوحات الرقمية تقدم تتبعاً تلقائياً للوقت والإنجازات لمراقبة الأداء وتحسينه.

ما هي مخططات غانت وكيف تعمل؟

في مجال تتبع تنفيذ المهام والتخطيط لها، قد تكون سمعت بمخططات غانت، وهي لا تقل كفاءة عن الأداة سابقة الذكر، لكن يختلف أسلوب عملها عن لوحات كانبان، التي تعتمد التوزيع في أعمدة للمهام، بينما مخططات غانت تتوزع فيها المهام على شكل شريطي.

مخططات غانت هي رسوم بيانية أفقية تستخدم لتوضيح الجدول الزمني لمشروع معين ومهامه المختلفة عبر دورة حياة المشروع. يمثل كل شريط أفقي مهمة محددة، ويظهر طول الشريط مدة تنفيذ المهمة من بدايتها حتى نهايتها. تساعد هذه المخططات الفرق ومدراء المشاريع في الحصول على رؤية شاملة لما يجب إنجازه، ومن يقوم به، ومتى يجب الانتهاء منه. تشمل مخططات غانت عادة قائمة بالمهام وتواريخ بدء كل مهمة وانتهائها والمدة الزمنية وأصحاب المهام، بالإضافة إلى المراحل الرئيسية أو الإنجازات المهمة في المشروع. كما تعرض العلاقات بين المهام، مثل المهام التي تعتمد على إتمام مهام أخرى قبل البدء بها، ما يسهل تنظيم سير العمل وتحديد أولويات التنفيذ.

تعد مخططات غانت أداة فعالة لإدارة المشاريع المعقدة، حيث تتيح تتبع التقدم ومراقبة المواعيد النهائية، وتنسيق العمل بين أعضاء الفريق لضمان إنجاز المشروع في الوقت المحدد.

لماذا تستخدم مخططات غانت؟

تستخدم مخططات غانت لعرض الجدول الزمني لمجموعة متنوعة من المشاريع والبرامج، ومن المفيد فهم استخدامات هذه المخططات الشائعة وأسبابها:

بناء المشاريع المعقدة وإدارتها: كلما كبر حجم المشروع، زادت المهام المطلوب إدارتها. تساعد مخططات غانت مدراء المشاريع على جدولتها، حيث تتيح لهم تصور المشروع بسهولة وتقسيمه إلى مهام أصغر.
مراقبة تبعيات المهام: قد تحدث تأخيرات في المشروع. يساعد تمثيل العمل في جدول زمني مدراء المشاريع على أتمتة تبعيات المهام، ما يضمن عدم بدء المرحلة أو المهمة التالية إلا بعد انتهاء المرحلة أو المهمة السابقة.
تتبع تقدم المشروع: تتبع التقدم والمراحل الرئيسية حتى تتمكن من تعديل خطة مشروعك بسرعة عند الحاجة.

متى يفضل استخدام مخططات غانت؟

يمكن استخدام مخططات غانت للأعمال عموماً، لكنها مفضلة في الحالات التالية:

رسم خريطة لحملة تسويقية

تتطلب الحملات التسويقية الكبرى تعاوناً وتنسيقاً مكثفاً بين أعضاء الفريق، ويصعب تتبع المراحل كلها. لذلك يفضل تمثيل أعمالك كسلسلة من المهام، مع تحديد المسؤوليات وتفاصيل المدة التي تستغرقها كل مهمة. بهذه الطريقة لا تعرف الفرق فقط من المسؤول عن كل مهمة، بل تعرف أيضاً كيف يؤثر عملها في الآخرين أو في إنجاز المشروع.

تحديد المخرجات المتوقعة للعميل

يمكنك تحديد الزمن المتوقع لكل مهمة مطلوبة لإنجاز متطلبات عملائك. فمن خلال تحديد الخطط بهذه الطريقة، يمكنك إعطاء العملاء وزملاء العمل فكرة واضحة عن نطاق مخرجاتك المتوقعة، والمدة التي سيستغرقها إنجاز كل منها، وبالتالي لن يعرفوا فقط موعد تسليم المنتج، بل أيضاً الإطار الزمني الذي ستعمل عليه.

التخطيط لإطلاق منتج

في عمليات إطلاق المنتجات، يمكنك استخدام جدول زمني لرسم الخطة كاملة، من الفكرة إلى الإطلاق وما بعده. فوضع خطة العمل في جدول زمني سيمكن من تحديد المشكلات المتوقعة بالمواعيد بسهولة أكبر قبل البدء ورؤية الترابطات بين الخطوات والحصول على نظرة عامة واضحة على كل ما يحدث قبل الإطلاق وموعده.

مم تتألف مخططات غانت؟

قائمة المهام: قائمة رأسية بمهام المشروع على يسار المخطط، تشكل أساساً لرسم الجدول الزمني للمشروع. على سبيل المثال، قد يتضمن مشروع تطوير موقع ويب جديد مهام مثل "تصميم الصفحة الرئيسية" و"كتابة المحتوى" و"برمجة الموقع".

أشرطة المهام: أشرطة أفقية تمثل مدة كل مهمة، وتظهر تاريخي البدء والانتهاء، قد يمتد شريط مهام "تصميم الصفحة الرئيسية" مدة أسبوعين في أبريل، بتمثيل بصري لمدته المخطط لها.
المعالم: علامات تشير إلى التواريخ أو الإنجازات الرئيسية ضمن الجدول الزمني للمشروع، مثل تحديد اكتمال النموذج الأولي للموقع كعلامة بارزة، ما يشير إلى إنجاز كبير في تقدم المشروع.
التبعيات: خطوط أو أسهم تربط المهام للإشارة إلى تسلسل تنفيذها. إذا تعذر بدء "كتابة المحتوى" حتى اكتمال "تصميم الصفحة الرئيسية"، فسيربط سهم التبعيات هذه المهام.
المسار الحرج: يبرز أطول تسلسل للمهام التابعة التي تحدد مدة المشروع. في مشروع موقعنا الإلكتروني، قد يتضمن المسار الحرج مهام مثل "برمجة موقع الويب"، ما يؤثر بشكل مباشر في تاريخ انتهاء المشروع.
تخصيص الموارد: غالباً ما تدرج معلومات حول الموارد المخصصة لمهام محددة بجانب أشرطة المهام. كتعيين مصمم ويب محدد لمهمة "تصميم الصفحة الرئيسية".
التواريخ والمقياس الزمني: يظهر أعلى المخطط تقويم أو مقياس زمني ترسم عليه المهام والمعالم الرئيسية لتوفير سياق زمني. قد يحدد المشروع بأكمله على مقياس زمني مدته ستة أشهر من أبريل إلى سبتمبر. يساعد هذا الجهات المعنية على تصور الجدول الزمني للمشروع في لمحة.

كيف تعد مخططات غانت؟

على الرغم من أن مخططات غانت لا تتشابه تماماً، فإن هناك بعض الخطوات الأساسية التي ستحتاج إلى إنجازها للبدء بغض النظر عن برنامج إدارة المشاريع الذي تستخدمه.

إنشاء قالب مخطط غانت

1. تحديد النطاق الزمني

يجب أن يكون مخطط غانت الخاص بك مشروعاً له تاريخ بدء وتاريخ انتهاء. اعتبر هذا المخطط طريقة لتمثيل مشروعك على جدول زمني، يحتاج جدولك الزمني إلى نقطة بداية ونهاية.

نصيحة: مع أن المشاريع كلها يجب أن يكون لها نقطة نهاية واضحة، فمن المرجح أن يكون لديك بعض مهام المتابعة الإضافية مع عميلك بعد الوصول إلى خط النهاية، لذلك قد تحتاج إلى إضافة بعض التواريخ لاحقاً لهذه العناصر.

2. إضافة مهام مع تواريخ بدء ونهاية

لتمثيل مهامك بفاعلية، تأكد من أن لكل مهمة على حدة تاريخ بداية ونهاية محددين، بهذه الطريقة يمكن تمثيلها بسهولة على مخطط شريطي. إذا لم تضف تواريخ بدء المهام، فستظهر مهامك كلحظات زمنية، ما قد يصعب تمثيلها في الإطار العام.

نصيحة: تسهل تواريخ البدء والانتهاء الواضحة على فريقك فهم موعد بدء العمل على أي مهمة. وبذلك، سيكون مستعداً لمشروع كبير.

3. توضيح التبعيات

في المشاريع الكبيرة، من الطبيعي أن يكون هناك بعض المهام التي لا يمكن البدء بها حتى اكتمال مهام أخرى. لضمان سير المشروع بسلاسة وانسجام جميع الفرق، يمكنك تمثيل التبعيات بين المهام في مخطط غانت.

إطلاق المنتج باستخدام مخطط غانت

4. تحديد المعالم بدقة

على عكس معظم المهام في مخطط غانت، تعد المعالم نقاطاً زمنية ثابتة. اعتبرها نقاط تفتيش للدلالة على اكتمال أجزاء كبيرة من العمل. فهي تساعد فريقك على تحديد أولوياته، ويمكن أن تكون لحظات رائعة للاحتفال عند اكتمالها.

نصيحة: غالباً ما تحدد المعالم في نهاية مراحل المشروع، ولكن لا توجد طريقة واحدة لتحديد المعالم لفريقك، خاصة وأن كل فريق وكل مشروع يختلف عن الآخر. من أمثلة المعالم:

الاجتماعات
موافقات المشروع
نقاط بداية المهام
مراجعة منتصف المرحلة
نقاط إكمال المرحلة

5. تعديل العمل مع تغير الخطط

ستتغير الخطط حتماً، ولهذا السبب يجب أن يكون برنامج مخطط غانت الخاص بك قادراً على التكيف مع احتياجاتك. ابحث عن أداة تتيح لك سحب وإفلات المهام بسهولة، وتحدث التبعيات تلقائياً في الوقت الفعلي. بهذه الطريقة، يمكنك دائمًا إبقاء مشروعك على المسار الصحيح، حتى مع تغير الخطط.

مثلاً، تعتمد إمكانية نشر منشور مدونة المنتج على مراجعة منشور المدونة، والتي تعتمد بدورها على صياغته. وبالمثل، لا يمكن للفريق إطلاق حملة البريد الإلكتروني إلا بعد صياغتها. سيساعد تحديد التبعيات بين هذه المهام الفريق التالي على البقاء على اطلاع دائم بما يمكنهم بدء العمل عليه في مرحلة المشروع الخاصة بهم.

تجد على الرابط الكثير من القوالب الجاهزة لمخططات غانت، يمكنك الاختيار من بينها بما يتناسب مع حجم مشروعك.

الفرق بين مخطط غانت ولوحات كانبان

على الرغم من أن الأداتين مصممتان لتتبع العمل والتخطيط، لكنهما مختلفتان من حيث عدة تفاصيل:

الوظيفة الأساسية وطريقة العرض

مخطط غانت هو مخطط شريطي أفقي يوضح الجدول الزمني للمشروع، حيث تعرض المهام على شكل أشرطة تمتد من تاريخ بدء المهمة إلى تاريخ انتهائها، مع إبراز التبعيات بين المهام والمراحل الزمنية. يركز على التخطيط الزمني الدقيق وتنسيق مواعيد التسليم.
لوحات كانبان هي أداة بصرية تصور سير العمل المستمر عبر أعمدة تمثل مراحل المشروع (مثل "المهام الجديدة"، "قيد التنفيذ"، "مكتملة"). تُستخدم لتتبع تدفق المهام بشكل مرن دون التركيز على مواعيد نهائية صارمة.

المرونة والتكيف

مخططات غانت مناسبة للمشاريع ذات الجدول الزمني المحدد، خاصة المشاريع المعقدة التي تحتاج إلى تخطيط دقيق للمهام والتبعيات، مثل مشاريع البناء أو تطوير المنتجات الكبيرة.
لوحات كانبان أكثر مرونة، تسمح بإجراء تغييرات مستمرة في سير العمل، وهي مثالية للفرق التي تعمل على مهام متغيرة ومتكررة مثل فرق تطوير البرمجيات أو الدعم الفني.

إدارة المهام والتبعيات

مخطط غانت يوضح بوضوح التبعيات بين المهام، أي المهام التي يجب أن تكتمل قبل بدء مهام أخرى، ما يساعد على منع تأخير المشروع.
لوحات كانبان تركز على إدارة العمل الجاري وتحديد أولويات المهام، مع فرض حدود على عدد المهام في كل مرحلة لتجنب الاختناقات، لكنها لا تعرض التبعيات الزمنية بالدقة نفسه.

الاستخدام اليومي والتعاون

لوحات كانبان تشجع التعاون المستمر بين أعضاء الفريق من خلال عرض مرئي مشترك، ما يسهل التواصل وتحديث حالة المهام في الوقت الحقيقي.
مخططات غانت توفر رؤية شاملة للمشروع بأكمله، لكنها أقل تفاعلية في عرض التحديثات اللحظية مقارنة بلوحات كانبان.

حجم وتعقيد المشروع

مخططات غانت قد تصبح معقدة وضخمة جداً في المشاريع الكبيرة التي تحتوي على العديد من المهام، ما يصعب عرضها كصورة عامة واحدة.
لوحات كانبان تحافظ على بساطة عرض المهام وتدفق العمل، حتى مع زيادة عدد المهام، مع إمكانية تقسيم العمل عبر فرق أو مراحل.

أي كل أداة تخدم غرضاً مختلفاً، والاختيار يعتمد على طبيعة المشروع واحتياجات الفريق:

استخدم مخططات غانت للمشاريع التي تتطلب تخطيطاً زمنياً دقيقاً مع تبعيات واضحة ومواعيد نهائية صارمة.
استخدم لوحات كانبان للفرق التي تحتاج إلى مرونة في إدارة العمل المستمر، مع تركيز على تحسين تدفق المهام وتقليل الاختناقات.

ملاحظة: إعداد لوحات كانبان أسهل بكثير من مخططات غانت.