كيف تستخدم التطبيقات الذكية في تنظيم الوقت وزيادة الإنتاجية الشخصية؟

يبحث الجميع عن طرق لتنظيم الوقت في العمل أو في المنزل. وقد اعتدنا التخطيط لجداول أعمالنا على الورق، ومع تطوير الهواتف الذكية أصبح الهاتف بيد كل منا أداة تنفذ العديد من المهام، ويمكنك استخدام تطبيقاتها الذكية لتنظيم الوقت وزيادة الإنتاجية الشخصية.

لماذا تجد صعوبة في تنظيم وقتك وإنجاز مهامك؟

تتراكم المهام في جدول أعمال البعض، وينتهي يومهم دون إنجاز يذكر، أو بإنجاز عدد قليل من المهام، وقد يكون السبب واحداً أو أكثر مما يلي:

المهام المجدولة أكثر من اللازم أو غير واقعية للتنفيذ.
تشتت الانتباه عن إنجاز الأمور المهمة.
عدم تنظيم جدول الأعمال، والفشل في إدارة الوقت.
قلة التعاون مع أفراد فريق العمل أو المنزل.

تؤدي هذه الأسباب إلى ضعف الإنتاجية، وعدم التمكن من إنجاز المهام عند حدوث أمر طارئ أو تكليفك بمهمة مستعجلة، ولحسن الحظ يمكن لهاتفك الذي بين يديك أن يكون مساعداً على تنظيم الوقت وزيادة الإنتاجية عبر تطبيقاته الذكية.

استخدام التطبيقات الذكية في تنظيم الوقت وزيادة الإنتاجية الشخصية

تُعد التطبيقات الذكية أداة مهمة في تنظيم الوقت وزيادة الإنتاجية، فهي تساعد على تنظيم العمل وزيادة التركيز والعمل بكفاءة أعلى، أو تأدية بعض المهام عنك.

تتنوع التطبيقات بين تطبيقات تساعد على إنجاز مهمة محددة مثل جدولة الأعمال، أو تطبيقات تساعد على إدارة الوقت بشكلٍ كامل.

تستطيع التطبيقات الذكية أن تكون أداة قوية لتحسين إدارة الوقت وزيادة الإنتاجية الشخصية، ويمكن استخدامها بطرق عديدة، من بينها:

تحديد الأهداف والمهام

تساعدك التطبيقات الذكية على تحديد أهدافك ومهامك التي تريد إنجازها بطريقة منظمة ومرتبة بحيث يمكنك إدارة وقتك بشكل أفضل.

تخطيط الجدول الزمني

يمكنك استخدام التطبيقات الذكية في تخطيط جدول زمني مطوّل وموسع، تحدد فيه مهامك المختلفة، سواء تلك الخاصة بالعمل أو الدراسة أو الترفيه أو العائلة، ما يسهم في تحقيق توازن بين حياتك العملية والخاصة.

التنبيهات والتذكيرات

يمكنك أن تضبط التنبيهات في التطبيقات الذكية لتذكرك بأنه ما زال عليك إنجاز المهام المترتبة عليك في الوقت المحدد، كما تُبلغك عن الأحداث المهمة لتتمكن من متابعتها، فهي ترسل إشعارات التذكير بالاجتماعات والمهام القادمة واقتراب المواعيد النهائية والمهام المتأخرة، ما يساعد على الالتزام بالجدول الزمني طوال اليوم وتجنب العمل الإضافي.

تتبع الوقت

استخدم التطبيقات الذكية لتتبين الوقت الذي تستغرقه في إنجاز المهام المختلفة، ومن ثَمَّ تحدد النقاط التي عليك تحسينها لتزيد إنتاجيتك.

الاستراحة والتركيز

نظّم وقتك بين فترات العمل والراحة؛ فقد تسهم فترات الراحة القصيرة خلال ساعات العمل في زيادة الطاقة وبالتالي يزداد تركيزك في العمل ومن ثَمَّ إنتاجيتك. يمكنك ضبط فترات الراحة بمساعدة التطبيقات الذكية.

التعاون

تساعد التطبيقات الذكية على تنظيم أعمال الفريق، والتعاون فيما بين أفراده، مثل تطبيقات البريد الإلكتروني وتطبيقات المحادثة الفورية ومشاركة الملفات.

تحسين التنظيم

يمكنك تنظيم قائمة أعمالك وملاحظاتك وملفاتك باستخدام التطبيقات الذكية.

التخطيط

تعمل تطبيقات إنتاجية العمل على إنشاء التقويمات وقوائم المهام وجداول البيانات والقوالب والمخططات وغيرها. تساعدك هذه التطبيقات على الجدولة والتنظيم وتحديد الأولويات وتتبع التقدُّم والحفاظ على التركيز وتوفير الوقت في العمل.

القيام ببعض المهام بدلاً عنك

يمكن لبعض التطبيقات الذكية، خاصة تلك المدعومة بالذكاء الاصطناعي، القيام ببعض الأعمال نيابة عنك مثل إرسال التنبيهات وتنظيم الملفات وحذف رسائل البريد الإلكتروني القديمة، ما يوفّر عليك الكثير من الوقت.

تحسين الصحة

كلما كانت صحتك أفضل، تكون شخصاً منتجاً أكثر. تساعدك التطبيقات الذكية على ذلك، فهي تتبع اللياقة البدنية والنوم والتغذية.

تحسين التعليم والتدريب

تزداد انتاجيتك عندما تزداد معارفك ومعلوماتك، وتسهم التطبيقات الذكية في ذلك، إذ يمكنك تعلم كل جديد عبر التطبيقات الذكية.

أمثلة عن تطبيقات تنظيم الوقت وزيادة الإنتاجية

توجد الآلاف من التطبيقات الذكية المساعدة على توفير الوقت وزيادة الإنتاجية، ومنها:

فوليو Folio: يدير البريد الإلكتروني في جيميل أو أوتلوك بدعم من الذكاء الاصطناعي.
جوجل كالندر Google Calendar: لجدولة الاجتماعات والمواعيد.
توغل Toggl: لتتبع وإدارة كيفية قضاء الوقت في العمل.
إيفرنوت Evernote: لتدوين الملاحظات وتنظيم قائمة المهام والتخطيط لليوم والعمل مع الملفات.
سلاك Slack: هي أداة مراسلة للعمل والتعاون للفرق.

هذه بعض الأمثلة عن استخدامات التطبيقات الذكية التي تسهم في تنظيم الوقت وزيادة الإنتاجية الشخصية، يمكنك تحديد الاستخدام الذي تريد وإيجاد التطبيق المناسب لتحسّن أسلوب حياتك.