شارك
الرئيسية
8 دقيقة
تغيرت استراتيجياتنا في العمل اليوم، فبعد أن كنا نعتمد قصاصات التذكير والتنبيهات، أصبحنا نبحث عن أفضل الطرق لنتفرغ إلى ما هو "أهم"، تاركين ما هو روتيني إلى أدوات الذكاء الاصطناعي.
وهل هناك ما هو روتيني أكثر من إدارة المهام المتكررة على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع والعام؟ لذلك كانت هذه التطبيقات من أكثر التطبيقات رواجاً مع صعود نجم الذكاء الاصطناعي. فما هي تطبيقات إدارة المهام؟ وما هي فوائدها وأشهرها؟ وكيف تختار ما ينسجم مع طبيعة عملك؟
ما هي تطبيقات إدارة المهام؟
هي تطبيقات تساعد الأفراد والفرق من العاملين على الحفاظ على انتظام سير العمل، ويكمن جزء من الحفاظ على النظام في معرفة أولويات المهام والتمثيل المرئي لسير المهام في مراحل تنفيذها، وتجميع التحليلات والتقارير لتوجيه المهام وسير العمل مستقبلاً.
وفي عصر الذكاء الاصطناعي، تكمن الاستفادة من تقنيات الذكاء الاصطناعي وأدواته في إدارة المهام بشكل أساسي عبر أتمتة المهام الروتينية المتكررة وتحديد أعباء المهام وأولوياتها، وتحسين الجدولة وتقديم رؤى تعتمد على البيانات لإدارة المهام.
اقرأ أيضاً: كيف تستخدم التكنولوجيا لتحسين إدارة فريقك؟ أدوات عملية لمدير ذكي
كيف نستفيد من تطبيقات إدارة المهام؟
يحقق الأفراد والفرق الكثير من الفوائد من تطبيقات إدارة المهام، ومن أهمها:
- توفير مساحة عمل مركزية: تجمع تطبيقات إدارة المهام مهامك كلها في مكانٍ واحد، ما يسهل عليك رؤية ما يجب إنجازه ومتى.
- تنظيم المهام: تتيح لك هذه التطبيقات إنشاء قوائم وتعيين المهام وتحديد الأولويات وتقسيم المشاريع الكبيرة إلى خطوات أصغر وأكثر قابلية للإدارة.
- تتبع المواعيد النهائية: تساعدك التطبيقات على تحديد المواعيد النهائية وتتبع التقدم، ما يضمن إنجاز المهام في الوقت المحدد.
- المشاركة والتعاون: تتضمن العديد من تطبيقات إدارة المهام ميزات للتعاون الجماعي، مثل التعليقات ومشاركة الملفات والإشعارات، ما يسمح لأعضاء الفريق بالتواصل والعمل معاً بفاعلية.
- أدوات لتمثيل البيانات: تساعدك لوحات كانبان Kanban Board ومخططات غانت Gantt charts وعروض التقويم على تصور سير العمل والجداول الزمنية للمشاريع وتقدم المهام.
- التقارير والتحليلات: توفر بعض التطبيقات ميزات التقارير والتحليلات لتتبع الأداء وتحديد مجالات التحسين.
يمكن استخدام تطبيقات إدارة المهام لأغراض متنوعة، بما في ذلك إدارة قوائم المهام الشخصية، وتنظيم مشاريع الفريق، وتتبع سير العمل، ومراقبة الأهداف الشخصية، وتبسيط سير العمل.
اقرأ أيضاً: هل تشكّل ميزة المهام المضمنة في تشات جي بي تي تهديداً للمساعِدات الافتراضية أليكسا وسيري؟
8 تطبيقات لإدارة المهام مدعومة بالذكاء الاصطناعي
من أهم التطبيقات التي تحقق تنظيماً شاملاً لسير العمل وتكاملاً جيداً مع أنظمة التشغيل الشائعة، بالإضافة إلى أنها مدعومة بالذكاء الاصطناعي، ما يلي:
موشن Motion
منصة إنتاجية شاملة مدعومة بالذكاء الاصطناعي، تعطي مخططاً تفصيلياً لسير العمليات المحتمل. تتميز بما يلي:
- مصممة لأتمتة جدولة المهام وإدارة المشاريع والتكامل مع التقويم.
- خوارزميات الذكاء الاصطناعي الخاصة تجدول المهام تلقائياً بشكل ديناميكي عن طريق تحليل التقويم الخاص بك وعبء العمل، وتحسين جدول أعمالك اليومي لزيادة الإنتاجية.
- أتمتة سير العمل، وتقدمّ تخطيطاً للمشاريع مدعوماً بالذكاء الاصطناعي مع توقعات بمواعيد التسليم، وعمليات تكامل سلسة مع أنظمة التقويم وأدوات الاجتماعات.
- دعم الأفراد والفِرق من المجموعات الصغيرة إلى المؤسسات.
- العمل على استبدال أدوات الإنتاجية المتعددة بمنصة واحدة مدعومة بالذكاء الاصطناعي.
- التقليل من إرهاق اتخاذ القرارات ومساعدة المستخدمين في التركيز على العمل الاستراتيجي من خلال التعامل مع الجدولة الروتينية وتحديد أولويات المهام.
على الرغم من المزايا التي يقدمها نوشن، فإن المستخدم قد يضطر إلى إدخال بعض المهام يدوياً.
وبالنسبة للتسعير، هناك خطتان:
- للأفراد: 19 دولاراً شهرياً إذا كان الدفع سنوياً، و34 دولاراً شهرياً إذا كان الدفع شهرياً.
- للفِرق: 12 دولاراً لكل مستخدم في الشهر الواحد إذا كان الدفع سنوياً، 20 دولاراً للسمتخدم إذا كان الدفع شهرياً.
تاسكاد Taskade
تاسكاد هو تطبيق لإدارة المهام يعمل بالذكاء الاصطناعي، ومن أهم ميزاته:
- التركيز على العمل التعاوني وإنتاجية الفريق.
- توفير طرق عرض متعددة للمشروع مثل القوائم ولوحات كانبان والخرائط الذهنية والتقويمات، ما يتيح تنظيماً مرناً للمهام.
- مولد سير عمل مدعوم بالذكاء الاصطناعي يؤتمت إنشاء المهام الروتينية.
- مزود بوكلاء ذكاء اصطناعي مخصصة يمكنها الإجابة عن الأسئلة وتحرير المستندات وتنظيم المحتوى، بالإضافة إلى أكثر من 1000 قالب من الأوامر المستخدمة مع نماذج الذكاء الاصطناعي لبدء إنشاء المحتوى.
- إمكانية الوصول إلى مساعد الذكاء الاصطناعي الخاص به بسهولة.
- تقسيم الأهداف وإنشاء الخرائط الذهنية، ما يجعله مساعداً ذكياً لإدارة المشاريع المعقدة والعمل الجماعي عن بعد.
تعقيد التطبيق يجعل التعامل معه في البداية مربكاً، كما أن إصدار التطبيق المخصص للهواتف الذكية يفتقر إلى قابلية الاستخدام بسهولة.
وبالنسبة للتسعير، هناك 3 خطط:
- الاستخدام المجاني: لكن بمزايا محدودة.
- للمحترفين: 8 دولارات للمستخدم شهرياً إذا كان الدفع سنوياً، مع مزايا إضافية وتكاملية.
- للفِرق: 16 دولاراً لكل مستخدم في الشهر الواحد إذا كان الدفع سنوياً، للحصول على المزيد من خيارات التحكم والخصوصية.
اقرأ أيضاً: كيف تستفيد من لوحة تتبع المهام كانفاس لتحسين إنتاجيتك مع تشات جي بي تي؟
كليك أب ClickUp
يدمج كليك أب الذكاء الاصطناعي بعمق في منصة إدارة المهام والمشاريع القابلة للتخصيص الخاصة به. ومن ميزاته:
- مدير مشروع يعمل بالذكاء الاصطناعي ينشئ تقارير شخصية وتحديثات عمل الفريق وملخصات عن سير المهام تلقائياً.
- تلخيص المستندات وثريدات التعليقات وإنشاء عمليات أتمتة باستخدام أوامر باللغة الطبيعية.
- توفير مدير معرفة يعمل بالذكاء الاصطناعي للإجابة عن الأسئلة المتعلقة بالمهام والمستندات وأعضاء الفريق.
- بالإضافة إلى ذلك، يعمل كليك أب أيه آي ClickUp AI كاتباً، حيث يحسن جودة المحتوى ويُنشئ الجداول، ويحول الصوت إلى نص، ما يجعل كليك أب أداة قوية للفرق التي تحتاج إلى كل من الأتمتة وإنشاء محتوى ذكي داخل سير العمل الخاص بها.
واجهة التطبيق معقدة الاستخدام في المرات الأولى، وتحتاج إلى زمن ليعتادها المستخدم، كما أن عملية الحفظ قد تتعرض للمقاطعة، ما يجعل استخدام التطبيق مربكاً.
وبالنسبة للتسعير، هناك 4 خطط:
- الاستخدام المجاني: لكن بمزايا محدودة.
- الاستخدام غير المحدود: 10 دولارات للمستخدم شهرياً مع مزايا إضافية وتكاملية.
- للأعمال: 19 دولاراً للمستخدم شهرياً مع مزايا أتمتة وإعداد تقارير.
- للشركات والمؤسسات: أسعار مخصّصة وفقاً لحجم المؤسسة أو الشركة.
أسانا Asana
تعمل ميزات الذكاء الاصطناعي في أسانا لتحسين إدارة المشاريع والمهام من خلال:
- الأتمتة الذكية والتحليلات التنبؤية.
- الملخصات الذكية التي تنشئ تلقائياً تحديثات موجزة عن المهام والمشاريع، والحقول الذكية التي تقترح حقولاً مخصصة ذات صلة للمشاريع الجديدة.
- تحديثات الحالة الذكية التي تصوغ تقارير حالة تعتمد على البيانات.
- توفير أدوات ذكية لترجمة الأهداف إلى مؤشرات أداء رئيسية وجداول زمنية قابلة للقياس ومشاريع ذكية تنشئ هياكل مشاريع من أوصاف بسيطة.
- أدوات الذكاء الاصطناعي هذه تساعد الفرق على تنسيق الجهود وتحسين الاتساق وتسريع تخطيط المشاريع والتواصل.
على الرغم من ميزات المنصة وسهولة استخدامها، فإنها تتطلب الكثير من العمل اليدوي للبقاء على اطلاع بالمهام، كما يتطلب ضبط المواعيد النهائية أو إعادة ضبطها تدخلاً يدوياً.
وبالنسبة للتسعير، هناك 4 خطط:
- شخصي: مجاني للأفراد والفرق الصغيرة.
- مبتدئ: 10.99 دولاراً للمستخدم شهرياً تدفع سنوياً مع مزايا إضافية وتكاملية.
- للأعمال: 24.99 دولاراً للمستخدم شهرياً تدفع سنوياً مع مزايا خصوصية متقدمة.
- للشركات والمؤسسات: أسعار مخصصة وفقاً لحجم المؤسسة أو الشركة وتعقيدها.
رايك Wrike
أداة لإدارة المشاريع على مستوى المؤسسات مدعومة بقدرات الذكاء الاصطناعي، تتميز بـ:
- مصممة لأتمتة سير العمل وتحديد أولويات المهام وتقديم رؤى حول الإنتاجية.
- تحديد أولويات المهام وتخصيص الموارد.
- أتمتة سير العمل لدعم الفرق الكبيرة والمشاريع المعقدة.
عملية الإعداد الأولية للأداة تستغرق وقتاً طويلاً.
وبالنسبة للتسعير، هناك 3 خطط:
- الفرق: 9.80 دولاراً للمستخدم شهرياً للمزايا الأساسية لإدارة المهام.
- الأعمال: 24.80 دولاراً لكل مستخدم شهرياً للميزات الإضافية والتكاملات المميزة.
- للشركات والمؤسسات: أسعار مخصصة وفقاً لحجم المؤسسة أو الشركة وتعقيدها.
اقرأ أيضاً: تعلّم كيفية أتمتة عملك وإنجاز المزيد من المهام في وقت أقل
تايم هيرو Timehero
منصة إنتاجية تجمع بين إدارة المهام وتتبع الوقت وتحليلات الإنتاجية المدعومة بالذكاء الاصطناعي. وتتميز بـ:
- مساعدة المستخدمين على فهم كيفية قضاء الوقت.
- جدولة المهام تلقائياً بناءً على الأولويات والمواعيد النهائية.
- تقديم توصيات لتحسين عادات العمل. هذا يجعلها مثالية للمستخدمين الذين يرغبون في دمج إدارة المهام بشكل وثيق مع إدارة الوقت وتحليلات الإنتاجية.
أحد أكثر عيوب تايم هيرو هو الدعاية له على أنه يدير المهام بذكاء، فهو لا يعيد جدولة المهام والمواعيد النهائية أتوماتيكياً.
وبالنسبة للتسعير، هناك 3 خطط:
- أساسي: 5 دولارات للمستخدم شهرياً.
- احترافي: 12 دولاراً لكل مستخدم/ شهرياً للميزات الإضافية (المهام المتكررة والمشاريع والقوائم) والتكاملات المميزة.
- بريميوم: 27 دولاراً لكل مستخدم/شهرياً للميزات المتقدمة (منشئ قوالب سير العمل والتقارير ومخطط جانت وغيرها).
سانساما Sunsama
يستخدم تطبيق سانساما الذكاء الاصطناعي لأتمتة تخطيط المهام وتتبعها وإدارتها من خلال:
- التنبؤ بالوقت المتوقع لإنجاز المهام ووضع علامات على المهام تلقائياً.
- تعلم الذكاء الاصطناعي من أنماط عملك السابقة لتحسين دقة الجدولة وتوزيع المهام.
- مصمم لتقليل عبء إدارة المهام، ما يساعد كلاً من المساهمين والمدراء على التركيز على إنجاز العمل الفعلي.
- العمل مساعداً ذكياً يتكيّف مع تفضيلات سير عملك بمرور الوقت.
يتطلب التطبيق الكثير من التخطيط، وغير مناسب لإدارة المشاريع.
- تبدأ خطة التسعير من 16 دولاراً شهرياً للمستخدم تدفع سنوياً.
ماغاي Magai
ماغاي منصة ذكاء اصطناعي تجمع بين نماذج ذكاء اصطناعي متعددة لإدارة مهام الفريق، بما في ذلك:
- معالجة النصوص والصور، مع مساحات عمل قابلة للتخصيص.
- دعم تنظيم المهام والتعاون بين أعضاء الفريق من خلال ميزات الدردشة والمشاركة المحسنة بالذكاء الاصطناعي.
- ماغاي مناسب للفرق التي تحتاج إلى مساعدة من الذكاء الاصطناعي تتجاوز إدارة المهام التقليدية، حيث تدمج قدرات الذكاء الاصطناعي المتنوعة في سير عملها.
وبالنسبة للتسعير، هناك خطتان:
- للأفراد: 20 دولاراً شهرياً.
- للفرق: 5 مستخدمين، 40 دولاراً شهرياً.
اقرأ أيضاً: 5 برامج تعتمدها الشركات الناجحة لتنظيم العمل عن بُعد
كيف تختار أداة إدارة المهام المناسبة لك؟
يعتمد اختيار أداة إدارة المهام المناسبة المدعومة بالذكاء الاصطناعي بشكل كبير على طبيعة عملك وحجم فريقك وتعقيد المشاريع والمهام التي تعمل عليها واحتياجات التعاون والمشاركة بين أعضاء الفريق وسير العمل المفضل لديك. ولاختيار الأداة المناسبة، يجب أخذ ما يلي في الحسبان:
تقييم نوع عملك ودرجة تعقيده
العمل الفردي مقابل العمل الجماعي
إذا كنت تدير مهامك وجداولك بنفسك بشكل أساسي، فإن أدوات مثل سانساما وتايم هيرو تعد مثالية لأنها تركز على الإنتاجية الفردية وتتبع الوقت والجدولة الذكية. تستخدم هذه التطبيقات الذكاء الاصطناعي لتحسين سير عملك الشخصي دون إثقال كاهلك بميزات التعاون غير الضرورية.
للعمل الجماعي، وخاصة مع وجود عدد من العاملين على المهام، تقدم تطبيقات مثل تاسكاد وكليك أب وأسانا ميزات تعاون وتواصل وتتبع مشاريع فعالة في الوقت الفعلي، مدعومة بالذكاء الاصطناعي.
المشاريع البسيطة مقابل المشاريع المعقدة
لقوائم المهام البسيطة أو المشاريع الصغيرة، توفر الأدوات الخفيفة المدعومة بالذكاء الاصطناعي مثل تاسكاد أوسانساما المرونة وسهولة الاستخدام.
بالنسبة للمشاريع المعقدة متعددة المراحل التي تتطلب العديد من التبعيات وتخصيص الموارد وإعداد التقارير، فإن الأدوات المصممة للمؤسسات مثل أسانا ورايك وكليك أب هي الأنسب. وتمتد قدرات الذكاء الاصطناعي الخاصة بها لتشمل التحليلات التنبؤية وتحديثات الحالة التلقائية وأتمتة سير العمل، ما يساعد على إدارة التعقيد بكفاءة.
اقرأ أيضاً: دليلك العملي لاستخدام تشات جي بي تي في كتابة التقارير باحترافية
أسلوب سير العمل وإدارة المهام
احتياجات الجدولة الديناميكية
إذا كان عملك ينطوي على تغييرات متكررة في الأولويات أو يتطلب إعادة جدولة ديناميكية، فإن موشن يتميز بجدولة المهام تلقائياً وفقاً لجدولك الزمني وعبء العمل باستخدام الذكاء الاصطناعي. هذا مثالي للمحترفين الذين يتعاملون مع الاجتماعات والمواعيد النهائية وتغيير الأولويات.
وبالمثل، تتكيف جدولة تايم هيرو المدعومة بالذكاء الاصطناعي مع أولويات مهامك ومواعيدها النهائية، ما يساعدك على تحسين كفاءة استخدام وقتك.
التعاون والتواصل
بالنسبة للفِرق التي تعتمد بشكلٍ كبير على التعاون ومساحات العمل المشتركة والتحديثات الفورية، توفر تاسكاد وكليك أب دردشة مدعومة بالذكاء الاصطناعي وتحرير المستندات وأتمتة سير العمل، ما يعزز العمل الجماعي.
إذا كان فريقك يحتاج إلى مساعدة الذكاء الاصطناعي في إدارة المعرفة والإجابة عن الاستفسارات المتعلقة بالمهام، فإن مدير المعرفة بالذكاء الاصطناعي من كليك أب يُعدُّ ميزة قيّمة.
إنشاء المحتوى والتوثيق
إذا كان عملك يتضمن إنتاج الكثير من المحتوى المكتوب أو التقارير أو الوثائق، فإن كليك أب وتاسكاد يقدّمان مساعدين للكتابة بالذكاء الاصطناعي يمكنهما صياغة المحتوى وتحريره وتحسينه، ما يوفر الوقت ويحسن الجودة.
اقرأ أيضاً: كيف تحمي بريدك الإلكتروني الخاص بالعمل من الاحتيال؟
التكامل وتوافق النظام البيئي
الأدوات الحالية
فكر في التطبيقات والمنصات التي تستخدمها حالياً. توفر أدوات مثل كليك أب وأسانا وموشن تكاملاً واسعاً مع التقويمات والبريد الإلكتروني وتطبيقات التواصل والتخزين السحابي، ما يتيح أتمتة سير العمل بسلاسة.
إذا كان التكامل مع أدوات تقويم أو اجتماعات محددة أمراً بالغ الأهمية، فإن موشن يتميز بقوة خاصة في المزامنة والجدولة التلقائية.
الميزانية والتسعير
قد تكفي الخطط المجانية أو منخفضة التكلفة للأفراد أو الفرق الصغيرة (مثل تاسكاد وكليك أب الباقات المجانية)، بينما قد تتطلب الفرق أو الشركات الأكبر حجماً باقات مدفوعة لميزات الذكاء الاصطناعي المتقدمة وعمليات التكامل، كما الحال مع أسانا ورايك وماغاي.
ميزات الذكاء الاصطناعي التي تُناسب احتياجاتك
الأتمتة مقابل المساعدة
إذا كنت ترغب في أن يتولى الذكاء الاصطناعي جدولة المهام الروتينية وتحديد أولوياتها، فإن موشن أو تايم هيرو خياران ممتازان.
إذا كنت تفضل أن يساعد الذكاء الاصطناعي على إنشاء المحتوى وتلخيصه وإدارة المعرفة، فإن كليك أب وأسانا يوفران أدوات متقدمة لكتابة وتخطيط المشاريع باستخدام الذكاء الاصطناعي.
اقرأ أيضاً: 6 طرق تعتمد على الذكاء الاصطناعي تساعد على تخفيف عبء العمل
التخصيص والمرونة
لسير العمل القابل للتخصيص بدرجة عالية، حيث يمكنك تخصيص أتمتة الذكاء الاصطناعي وعروض المهام، يتميز كليك أب بخيارات التخصيص الشاملة وأوامر الذكاء الاصطناعي باللغة الطبيعية.
لسير العمل الأبسط والمعتمد على القوالب، يساعد مُنشئ سير العمل بالذكاء الاصطناعي وقوالب تاسكاد السريعة على إعداد المشاريع بسرعة.
| طبيعة العمل/ الاحتياجات | أداة إدارة المهام التي يُوصى بها | السبب |
|---|---|---|
| الإنتاجية الفردية وتحسين كفاءة استخدام الوقت | سانساما أو تايم هيرو | جدولة باستخدام الذكاء الاصطناعي، تتبع الوقت، تركيز شخصي |
| جدولة ديناميكية وتكامل مع التقويم | موشن | جدولة أوتوماتيكية، مزامنة مع التقويم |
| التعاون الجماعي والتحديثات في الوقت الفعلي | تاسكاد أو كليك أب | دردشة مدعومة بالذكاء الاصطناعي، أتمتة سير العمل، التعاون مع أعضاء الفريق |
| تعقيد المشاريع واحتياجات المؤسسات | أسانا أو رايك أو كليك أب | تحليلات تنبؤية، إعداد التقارير، إدارة المصادر |
| كتابة المحتوى والتوثيق | كليك أب أو تاسكاد | مساعدات للكتابة باستخدام الذكاء الاصطناعي، توليد محتوى |
| سير عمل مخصص وأتمتة باستخدام الذكاء الاصطناعي | كليك أب | أتمتة مرنة، أوامر باللغة الطبيعية |
من خلال تقييم طبيعة عملك بعناية، سواء كنت تعطي الأولوية للكفاءة الفردية أو التعاون الجماعي أو تعقيد المشروع أو إنشاء المحتوى، يمكنك اختيار تطبيق إدارة مهام مدعوم بالذكاء الاصطناعي، لا يناسب احتياجاتك الحالية فحسب، بل يتكيف أيضاً مع تطور عملك.